Cumul des fonctions de secrétaire et trésorier CSE: tout savoir
Au sein du Comité Social et Économique (CSE) d’une entreprise, les rôles de secrétaire et de trésorier sont primordiaux pour assurer le bon fonctionnement de cette instance représentative du personnel. Leur désignation doit être réfléchie car ces fonctions requièrent des compétences et des connaissances précises à appliquer comme la gestion administrative, la comptabilité, la rédaction de contenus, la communication, l’analyse de la situation financière, les échanges avec les prestataires et bien d’autres. Cependant, dans les plus petites entreprises, l’élection d’un trésorier et d’un secrétaire au sein des représentants titulaires du CSE peut s’avérer difficile, menant à la décision d’un cumul de fonctions par une seule et même personne. Si le cumul de ces deux fonctions est parfois envisagé, cette option comporte toutefois certains avantages et inconvénients à prendre en compte. Mais dans quelle mesure ce cumul peut-il avoir lieu ? Quels sont les aspects clés à connaître ? A-t’on le droit de cumuler les fonctions de secrétaire et de trésorier ? Comment s’y prendre ? Quels sont les avantages et inconvénients de cette initiative ?
Les fonctions de trésorier et secrétaire du CSE
Lorsque le CSE est mis en place à la suite d’élections professionnelles, un président, représenté par l’employeur, un secrétaire et un trésorier doivent être désignés parmi les membres titulaires de la délégation du personnel du CSE, de manière obligatoire pour les entreprises de plus de 50 salariés (Article L2315-23 du Code du Travail). Leurs fonctions ont pour mission d’assurer la mise en place efficace et réussie des modalités de fonctionnement du CSE et des mesures permettant d’agir sur le bien-être et les conditions de travail et de vie des salariés. Cela passe par la gestion des budgets, l’organisation de réunions, l’attribution d’avantages à destination des salariés comme les Activités Sociales et Culturelles (ASC), ou encore la communication du CSE sur un espace de communication dédié. Les missions sont donc précises et relatives à chaque poste, c’est pourquoi le trésorier et le secrétaire doivent être élus lors de la première réunion du comité pour leur compétences et leur capacité de réalisation de ces fonctions.
Rôle et responsabilités du secrétaire du CSE
Le secrétaire du CSE est chargé de tâches administratives, de la communication du Comité Social et Économique (CSE) de l’entreprise et des réunions, en amont, pendant et après celles-ci. Il se charge de la rédaction de l’ordre du jour avec le président du CSE (l’employeur), du recueil de questions et préoccupations de la part des salariés ou autres membres de la délégation du personnel, de l’organisation logistique des réunions, d’une partie de l’animation des réunions (prise de notes, rédaction du procès-verbal), de leur suivi et de leur bonne communication (diffusion des comptes-rendus, classement des documents, archivage, interface entre CSE et direction) ou encore la veille juridique et réglementaire sur le fonctionnement du CSE.
Ses compétences en communication lui permettent également de mettre à jour l’espace de communication ou les affichages (numériques ou papiers) relatifs aux informations dont peuvent disposer les salariés, comme leur droit en termes d’attributions des Activités Sociales et Culturelles (ASC), les coordonnées de la délégation du personnel, les horaires du CSE, les actualités concernant les voyages ou séjours organisés ou encore les documents officiels du comité (procès-verbaux).
Pendant la réunion, le secrétaire prend note par écrit tous les points discutés, les décisions prises et les votes éventuels. Le procès-verbal servira de compte-rendu officiel et sera partagé sur un espace de communication ou un affichage, puis archivé. Le secrétaire peut aussi être amené à présenter certains sujets avec un support, c’est pourquoi il doit faire preuve de compétences en matière de rédaction et de communication orale.
Le secrétaire fait office de mémoire et de référent de confiance du CSE. Sa consultation doit pouvoir être facilitée et sans obstacles pour les salariés. Son travail de préparation et de compte-rendu des réunions est indispensable tout au long de son mandat pour formaliser les décisions actées et assurer leur suivi dans le temps. Il doit être à l’écoute des salariés de l’entreprise et doit s’assurer du bon respect du règlement intérieur.
Un secrétaire-adjoint peut être élu, notamment dans le cadre des entreprises à plus gros effectif, qui peut ainsi venir épauler le secrétaire du CSE, le remplacer s’il est absent. Il agit également comme un des représentants clés de la délégation du personnel. L’adjoint peut également être chargé de la Santé, Sécurité et Conditions de Travail (SSCT). Toutes les informations concernant ses attributions doivent être disponibles pour consultation dans le règlement intérieur du CSE.
Rôle et responsabilités du trésorier du CSE
Le trésorier du CSE assure les fonctions liées à la finance et à la comptabilité de cette instance. En effet, il joue un rôle indispensable au bon fonctionnement du CSE en étant responsable et expert de l’élaboration et du suivi des budgets de fonctionnement premièrement et des Activités Sociales et Culturelles (ASC); de la comptabilité (tenue des comptes, archivage des pièces comptables), du paiement des factures et notes de frais, de la rédaction du rapport financier annuel présenté à l’assemblée générale ou encore de la gestion du matériel (achats de fournitures, maintenance des équipements…).
Le trésorier commence par analyser les besoins avec le bureau du CSE pour établir un budget prévisionnel en début d’année, qui doit ensuite être validé par l’ensemble des membres élus lors d’un vote à majorité. Sur l’année, le trésorier enregistre méthodiquement toutes les dépenses dans le logiciel comptable du CSE, en archivant les justificatifs associés et il valide le paiement des factures fournisseurs après avoir vérifié leur conformité.
Le trésorier réalise régulièrement des points budgétaires pour s’assurer du respect des enveloppes allouées à chaque poste de dépense. En fin d’année, il rassemble tous les éléments pour rédiger le rapport financier présenté lors de l’assemblée générale. Il doit donc être en capacité de savoir utiliser les outils de comptabilité et de pouvoir analyser les documents financiers. Le trésorier doit donc être désigné d’une manière méticuleuse pour veiller à la bonne utilisation des ressources financières du CSE. Sa rigueur et son sens de l’organisation sont indispensables pour mener à bien ses missions.
Tout comme le secrétaire du CSE, le trésorier peut être accompagné d’un trésorier-adjoint lui permettant de l’aider à réaliser ses diverses tâches ou de remplacer en cas d’absence.
Peut-on cumuler les fonctions de trésorier et secrétaire du CSE ?
Dans le cadre de la gestion d’un Comité Social et Économique (CSE), il est parfois envisagé de cumuler les fonctions de secrétaire et de trésorier. Cette décision, bien que peu conventionnelle, peut être prise en fonction des attributions spécifiques et de la taille de l’entreprise. Le secrétaire du CSE, généralement élu lors des élections professionnelles, est chargé de l’organisation des réunions, de la rédaction de documents légaux, de la communication et de la gestion administrative. Le trésorier, quant à lui, gère les finances du comité, s’assurant que les fonds sont utilisés conformément aux intérêts des salariés.
Le cumul de ces fonctions peut permettre une gestion plus intégrée et une meilleure coordination des activités du CSE, optimisant ainsi l’utilisation des ressources et améliorant l’efficacité des opérations durant le mandat des élus. Toutefois, cette configuration requiert une transparence accrue et une capacité à gérer efficacement deux rôles critiques, assurant ainsi que les responsabilités professionnelles soient bien équilibrées pour servir au mieux les intérêts des salariés.
Ce que dit la loi
La loi n’interdit pas le cumul de fonctions de trésorier et de secrétaire du CSE. Avant 2015, seul le poste de secrétaire du CSE était obligatoire pour les entreprises de plus de 50 salariés et dans certains cas, ce-dernier pouvait cumuler ses fonctions avec celles d’un trésorier si la charge de travail n’était pas conséquente.
Une seule et même personne peut également cumuler les fonctions de secrétaire, secrétaire-adjoint, trésorier et trésorier-adjoint, en étant vigilant quant à la surcharge de travail. Les attributions doivent être claires pour toute la durée du mandat, évitant les risques pouvant aller jusqu’à un délit d’entrave. Il est évidemment conseillé de diviser les tâches et de les attribuer à deux personnes différentes, premièrement pour ne pas surcharger un seul et même élu et deuxièmement car certaines fonctions requièrent des compétences bien précises (finance, administration, comptabilité…).
La désignation du secrétaire-trésorier doit être réalisée comme pour chacun des postes distincts, lors de la première réunion par vote à majorité des membres élus du CSE. Le président, rôle attribué à l’employeur lors des élections professionnelles, ne doit pas prendre la décision lui-même, il peut voter comme tout autre élu du CSE, sinon il pourrait s’exposer à un délit d’entrave. Cependant, le cumul de mandats peut être refusé si cela figure dans le règlement intérieur du Comité Social et Économique (CSE).
Pourquoi cumuler les fonctions ?
Le cumul des mandats de secrétaire et de trésorier au sein d’un Comité Social et Économique (CSE) peut être décidé dans certaines circonstances, notamment dans le cadre de TPE (Très Petites Entreprises) ou PME (Petites et Moyennes Entreprises) lorsque le Comité Social et Économique (CSE) ne rend pas la désignation d’un secrétaire et d’un trésorier obligatoire ou lorsqu’il manque des élus.
Il peut en effet être difficile de trouver des personnes disposées ou capables de prendre en charge ces rôles importants séparément. Dans de tels cas, un membre peut assumer les deux rôles pour garantir que toutes les fonctions essentielles du CSE sont couvertes, sans que celles-ci ne lui imposent une charge de travail impactant le bon fonctionnement du CSE et le bien-être de l’élu en question.
Le cumul des mandats peut permettre à une seule et même personne de garder un œil sur la gestion globale du CSE, en étant au courant de toutes les dépenses et de toutes les décisions, en parallèle de l’organisation des réunions et de leur animation. Avoir une seule personne occupant les deux postes peut simplifier la coordination des activités administratives et financières du CSE. Cela peut conduire à une meilleure intégration des processus de rapport et de budget.
En termes de compétences et de connaissances, bien que les missions du secrétaire et du trésorier ne soient pas identiques et demandent des qualification parfois bien précises (logiciel de comptabilité, communication, analyse de la situation financière de l’entreprise…), certaines connaissances et compétences peuvent être acquises lors de la formation économique obligatoire que chaque élu titulaire doit passer en début de mandat. En effet, lors de cette formation, les notions de comptabilité, d’analyse et de stratégie financière, les procédures juridiques et les outils de gestion sont abordés, permettant donc à l’élu cumulant les fonctions de trésorier et de secrétaire d’assurer la bonne réalisation des missions du trésorier.
Enfin, le cumul de mandats peut également être décidé si un membre possède à la fois les compétences administratives et financières. Il pourrait en effet être logique de lui confier ces deux rôles pour optimiser l’utilisation de ses compétences.
Quels sont les avantages et inconvénients du cumul de fonctions ?
Avantages du cumul des fonctions
Confier les rôles de secrétaire et trésorier à une même personne présente certains avantages. Cela permet en effet d’avoir une vision globale de l’administratif et du financier au sein du CSE, évitant les échanges et une possible perte d’information. Avec moins de divisions entre les rôles, la communication interne peut être plus directe et moins sujette à des malentendus ou à des pertes d’informations. Cela est particulièrement bénéfique dans les situations urgentes ou lorsqu’une réponse rapide est nécessaire.
Le processus décisionnel peut également être simplifié au sein du bureau du CSE lorsqu’un interlocuteur unique gère les questions administratives et budgétaires. L’individu chargé de plusieurs rôles aura une meilleure vue d’ensemble, ce qui peut aider à mettre en place des objectifs stratégiques avec les réalités de la situation financière du CSE. Par exemple, lors de l’organisation d’un événement par le CSE, le cumul des fonctions permet au secrétaire-trésorier de gérer à la fois la logistique administrative (réservation de salle, ordre du jour) et la gestion budgétaire (négociation des devis, validation des dépenses).
Dans les petites structures où les moyens humains et financiers sont limités, le cumul peut ainsi permettre une gestion plus unifiée et réactive du CSE. En effet, la préparation et la présentation des rapports peuvent être simplifiées, ce qui permet une meilleure transparence et compréhension pour tous les membres du CSE.
Moins de personnes impliquées dans la gestion quotidienne peut signifier moins de dépenses en termes de formations pour les membres du comité. Cela peut également libérer des ressources pour d’autres initiatives au sein du CSE.
Ces avantages peuvent être significativement influencés par la taille et la structure de l’organisation, ainsi que par les compétences et la capacité de l’individu à gérer efficacement les responsabilités multiples.
Inconvénients potentiels du cumul des fonctions
Avant de décider du cumul des mandats de trésorier et de secrétaire, il est important de prendre connaissance des risques d’une telle pratique. Premièrement, cela peut entraîner une surcharge de travail et un risque de burn-out si les deux fonctions ne sont pas correctement réparties. Cette surcharge peut le rendre potentiellement moins efficace dans l’exécution de ses tâches.Cela peut aussi augmenter le risque d’erreur due à un emploi du temps surchargé.
Le manque de temps consacré à chaque fonction peut aussi poser problème, les responsabilités peuvent devenir floues et donner lieu à des confusions de rôle. Lorsqu’une personne occupe à la fois des rôles de gestion administrative et financière, il peut y avoir un risque accru de conflits d’intérêts, particulièrement dans les décisions impliquant des dépenses ou la gestion des ressources. Par exemple, le secrétaire-trésorier peut être tenté de négliger ses obligations administratives (rédaction des comptes-rendus, archivage des documents, communication) au profit de la gestion financière, jugée plus prioritaire. Inversement, les tâches comptables peuvent prendre le pas sur la préparation des réunions.
Avec une seule personne gérant les finances et les documents administratifs, il peut être plus difficile pour les autres membres du CSE de suivre et de comprendre toutes les activités et décisions. Cela peut réduire la transparence et la confiance au sein du comité entraînant une frustration qui peut monter chez les autres élus qui n’ont pas accès à ces fonctions cumulées.Par ailleurs, le contrôle des dépenses risque d’être insuffisant si une seule personne valide l’ensemble des opérations financières.
Si toutes les compétences clés et les connaissances sont centralisées autour d’une seule personne, cela peut créer des difficultés lorsque cette personne est malade, quitte son poste ou est absente pour d’autres raisons. Le CSE pourrait se retrouver démuni pour gérer efficacement ses affaires en l’absence de cette personne.
Recommandations pour un cumul réussi
Cumuler ces fonctions demande beaucoup de responsabilités et de compétences, il est donc crucial que cela soit fait avec l’accord et le soutien de tous les membres du CSE, à la suite d’un vote à majorité auquel l’employeur participe, en tant que président du comité, comme pour toute désignation lors de la première réunion. Si malgré tout le CSE opte pour le cumul entre secrétaire et trésorier, quelques bonnes pratiques permettent d’en optimiser la mise en œuvre.
Il est en effet conseillé de bien définir les responsabilités de chaque fonction dans le règlement intérieur. Par exemple, le règlement intérieur peut prévoir que toute dépense supérieure à 300€ doit faire l’objet d’une validation formelle du président avant paiement par le trésorier. Ce double contrôle limite les risques d’erreur ou de fraude, entraînant un délit d’entrave.
De plus, la transparence sur la gestion financière est essentielle. Les documents comptables doivent être accessibles à l’ensemble des élus du CSE pour consultation. D’autres membres du CSE devraient régulièrement vérifier et contrôler le travail du secrétaire-trésorier pour s’assurer que toutes les actions sont bien réalisées dans l’intérêt du comité et de ses membres. Des processus de contrôle interne doivent également être établis pour les dépenses, avec des validations du président, c’est-à-dire l’employeur.
Des formations spécialisées peuvent être un bon moyen pour l’élu de se former aux bases du secrétariat et de la trésorerie. Des organismes comme l’OPCO peuvent financer ces formations notamment pour les CSE présents dans des petites entreprises de moins de 50 salariés (Article R6332-40 du Code du Travail). Pour les fonctions de trésorier, la formation peut aborder l’élaboration des comptes-rendus financiers, leur présentation et leurs méthodes de suivi, la connaissance des règles de l’URSSAF, la limitation des risques, la sécurisation des fonds, l’archivage, l’apprentissage des outils de gestion,…etc.
Quant à la formation spécialisée pour le secrétaire du CSE, les notions telles que la communication, la gestion administrative, l’organisation des réunions, les procédures administratives, textes de loi, la rédaction de l’ordre du jour et du procès verbal, les techniques de prise de note, l’utilisation des outils de gestion seront abordées pour permettre à l’élu d’exercer ses fonctions sans difficulté. Les attributions de missions relatives à la santé et à la sécurité sont obligatoirement abordées lors de la formation professionnelle dédiée à la Santé, Sécurité et Conditions de Travail (SSCT). Cette formation est obligatoire au début du mandat pour tous les représentants de la délégation du personnel. Elle permet donc à l’élu qui cumule les fonctions de prendre connaissance de toutes les informations, droits et procédures et ainsi d’agir sur le bon fonctionnement du comité.
Le cumul entre secrétaire et trésorier peut fonctionner, à condition de trouver le bon équilibre entre les différentes missions liées aux responsabilités, dans l’intérêt du CSE et des salariés.
En conclusion, le cumul des fonctions de secrétaire et de trésorier au sein du Comité Social et Économique (CSE) n’est pas interdit par la loi et ne constitue pas un délit d’entrave. Il peut offrir des avantages significatifs, tels qu’une meilleure cohésion dans la gestion des affaires du comité et un gain de temps notamment pour les plus petits effectifs. Toutefois, cette concentration des responsabilités peut également présenter des risques, notamment en termes de surcharge de travail et de concentration du pouvoir. Il est essentiel que les élus qui envisagent de cumuler ces fonctions prennent en compte la taille et les spécificités de leur organisation pour déterminer si ce cumul est approprié, en veillant à toujours agir comme des représentants du personnel dans l’intérêt de tous les salariés et à maintenir une gestion transparente et efficace du CSE.
