Modèle ordre du jour réunion CSE: tout ce qu’il faut savoir.
Les réunions du Comité Social et Économique (CSE) sont des moments clés destinés au bon fonctionnement de cette instance représentative du personnel, permettant aux membres élus d’échanger sur des dispositions à mettre en place, des décisions à prendre et des sujets à traiter. Les réunions du CSE sont obligatoires et essentielles pour le comité, agissant comme étape charnière à l’exercice de ses fonctions et à la réalisation de ses objectifs pour les salariés qu’il représente mais aussi pour l’entreprise dans laquelle il est instauré. Afin que ces réunions se déroulent au mieux, il est important qu’elles soient bien préparées et dirigées. Pour cela, l’ordre du jour est un document central pour les élus, leur permettant de cadrer les réunions et de suivre un fil rouge indispensable pour le bon fonctionnement du CSE. Mais qu’est-ce qu’un ordre du jour ? Qui le rédige ? Que doit-il contenir ? Comment l’utiliser ? Découvrez tout ce qu’il y a à savoir sur l’ordre du jour de réunion CSE au fil de cet article complet.
Qu’est ce qu’un ordre du jour ?
Le Comité Social et Économique (CSE) d’une entreprise doit obligatoirement se réunir plusieurs fois dans l’année dans le cadre de réunions du CSE, qui peuvent être ordinaires comme extraordinaires (dites exceptionnelles). Afin de s’assurer du bon déroulement de ces réunions et de leur efficacité, un ordre du jour doit être réalisé, faisant office de guide pour la réunion. L’ordre du jour permet en effet de structurer la réunion et de prendre connaissance des sujets à aborder, notamment les points importants que l’employeur et le CSE souhaitent traiter. Sa rédaction est obligatoire pour les entreprises de plus de 50 salariés (Article L2315-29 du Code du Travail) et il doit être communiqué à tous les participants de la réunion, leur permettant de se préparer sur les dossiers avant la réunion. Son rôle de cadre évite également les mauvaises surprises et les discussions dans le vide.
L’ordre du jour aide aussi à fluidifier la réunion pour maximiser son efficacité. Il permet de gérer le timing de la réunion en estimant le temps nécessaire pour chaque point, permettant aux membres de la délégation du personnel de pouvoir tout traiter. Enfin, il met en évidence les points importants et les décisions à prendre.
L’ordre du jour est donc un outil indispensable pour le bon déroulement d’une réunion CSE. Il apporte de la visibilité à tous les participants en amont, ce qui garantit des discussions constructives. Chacun peut réfléchir aux problématiques et préparer ses arguments ou questions avant la réunion. Sans ce document essentiel, les réunions risquent de s’éterniser et d’être peu productives.
Comment rédiger un ordre du jour ?
Quelles informations doivent figurer dans l’ordre du jour ?
Chaque Comité Social et Économique (CSE) étant différent, avec des préoccupations et des sujets propres à chaque fonctionnement, les informations présentes peuvent varier et ce, même au sein d’un même CSE. En effet, chaque réunion est également différente et doit traiter de sujets importants à une période donnée. Il est donc important que les personnes qui rédigent l’ordre du jour puissent l’adapter aux attentes des élus et des salariés et à leur propre méthode de fonctionnement. Cependant, certaines informations doivent obligatoirement figurer dans l’ordre du jour. La loi, l’accord collectif de l’entreprise (s’il existe) ou encore le règlement intérieur du CSE peuvent les fixer. Elles doivent ensuite être intégrées aux ordres du jour des réunions du comité et ne peuvent pas être refusées.
Hormis ces obligations, le secrétaire et le président ont le champ libre pour l’intégration des points qu’ils souhaitent annoncer dans l’ordre du jour. Il est recommandé d’utiliser un modèle d’ordre du jour type avec les sections classiques : informations pratiques, points d’actualité, sujets soumis à décision, questions dîtes DP relatives aux réclamations et demandes de la part des salariés, mesures concernant les Activités Sociales et Culturelles (ASC)…
Les points les plus importants doivent généralement être placés en premier, pour éviter de ne pas avoir le temps de traiter un sujet si le traitement d’un autre point prend plus de temps que prévu (débat, questions, réflexions). Un calendrier peut être utilisé pour prévoir les différents sujets selon la période de l’année pour maximiser l’organisation des réunions. Il est également conseillé de détailler chaque sujet, évitant le traitement en surface de chaque point et les malentendus entre élus.
L’ordre du jour peut donc débuter par des points sur ces différents sujets qui peuvent sembler primordiaux :
- Les points imposés par la loi, le règlement intérieur ou l’accord collectif
- Les obligations relatives à la Santé, Sécurité et Conditions de Travail (SSCT)
- Les obligations sociales
- Les consultations obligatoires relatives à la finance, la santé, la Qualité de Vie au Travail (QVT)
Le premier ordre du jour rédigé pour la toute première réunion du CSE est souvent le plus complet, nécessitant des points sur les modalités de fonctionnement du CSE (durée des mandats, formations, heures de délégation, nombre de réunions) , sa composition et donc la désignation du secrétaire et du trésorier du CSE, les dispositions obligatoires relatives au budget, au règlement intérieur et aux commissions (SSCT, des marchés, économique, d’égalité professionnelle…). Pour les entreprises qui possèdent plusieurs établissements, la mise en place d’un CSE central peut figurer à l’ordre du jour de la première réunion.
À noter : il est important de renseigner tout sujet à aborder, car si celui-ci n’est pas inscrit à l’ordre du jour, il peut ne pas être étudié si le secrétaire et le président le décident.
Personnaliser son ordre du jour
Chaque Comité Social et Économique présente des particularités, il est donc important de personnaliser son ordre du jour sur l’aspect visuel comme sur les informations à ajouter qui sont propre au fonctionnement du CSE. Logo de l’entreprise en entête, modification de l’ordre des rubriques, ajout de points récurrents spécifiques…L’ordre du jour est adaptable, il doit représenter un guide pour les élus pour faciliter l’organisation et le déroulement des réunions et doit donc pouvoir répondre aux attentes du CSE.
Optimiser son ordre du jour
L’optimisation de l’ordre du jour peut faciliter le déroulement de la réunion et ainsi rendre service aux élus. Des bonnes pratiques peuvent être mises en place pour s’assurer la réalisation d’une réunion efficace sans perte de temps ou discussions inutiles :
- Classer les points selon leur nature : information, consultation formelle, négociation… en respectant le formalisme légal
- Veiller à alterner les sujets plus « lourds » nécessitant réflexion et des points plus factuels ou d’actualité pour dynamiser les échanges
- Estimer de façon réaliste le timing prévisionnel nécessaire pour chaque sujet, en prévoyant des temps de discussion
- Joindre les documents et pièces nécessaires à chaque point pour que les participants puissent se préparer efficacement
- Prévoir un tour de table systématique en début de chaque réunion pour récolter les points divers que les représentants du personnel souhaitent aborder
- Refuser de traiter les sujets qui ne sont pas à l’ordre du jour
- Numéroter les différentes versions de l’ordre du jour en cas de modifications successives
En suivant ces bonnes pratiques, l’ordre du jour sera un véritable guide pour faciliter les échanges pendant la réunion. Il aidera à maintenir le cap sur les sujets importants et contribuera ainsi à la productivité du CSE.
Qui établit l’ordre du jour ?
Le secrétaire du CSE ayant pour rôle l’élaboration, l’archivage et la diffusion des documents officiels du comité, c’est donc à lui que revient la mission de rédaction de l’ordre du jour. En effet, ce document doit être clair et bien rédigé, ce qui s’inscrit dans les compétences nécessaires du secrétaire du CSE. Cependant, il doit être accompagné du président du CSE (l’employeur) qui se charge également du choix de la date et de la convocation des membres élus pour la réunion (Article L2315-29 du Code du Travail). En effet, le président est exceptionnellement chargé de la communication de cet ordre du jour “aux membres du comité, à l’agent de contrôle de l’inspection du travail mentionné à l’article L. 8112-1 ainsi qu’à l’agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale trois jours au moins avant la réunion” (Article L2315-30 du Code du Travail). Les représentants syndicaux doivent aussi être convoqués s’il y en a.
L’ordre du jour doit être validé d’un commun accord entre les deux parties (secrétaire et président). Les différentes informations sont recueillies par le secrétaire à la suite de discussions avec les élus ou les salariés s’ils ont des préoccupations et une fois les points listés, le secrétaire met en forme le document et le signe avec le président. L’ordre du jour ne peut plus être modifié suite à cette signature. Un refus de signature, une modification ou une absence ou retard de communication (plus de 3 jours ouvrés) peuvent donner suite à des délits d’entrave (sauf dans le cas d’un refus de signature par le secrétaire, fixé par la Cour de Cassation, Chambre Sociale du 4 novembre 1997,96-85.631). La diffusion de ce document par l’employeur peut être effectuée par email, par courrier ou par une remise en main propre à chaque participant.
À savoir : En cas de première réunion, le président peut exceptionnellement être la seule personne chargée de l’élaboration de l’ordre du jour, le secrétaire n’étant pas encore élu.
Comment utiliser l’ordre du jour pendant les réunions ?
Lorsque l’ordre du jour est bien rédigé, il devient un véritable outil de pilotage des réunions du CSE. En effet, il structure le déroulement de bout en bout mais sa simple rédaction n’est pas suffisante. En effet, il est nécessaire de veiller à sa bonne utilisation par le secrétaire pendant les réunions et par les élus pour optimiser les échanges en favorisant l’écoute et la prise de parole de chacun. Ainsi, le document doit être suivi pendant la réunion en veillant à :
- Faire un rappel des points en début de réunion
- Respecter le timing
- Ne pas hésiter à recentrer la conversation sur un point s’il y a un débordement
- Prévoir des pauses régulières selon la durée de la réunion
- Refuser le traitement de tout nouveau point qui ne figure pas dans l’ordre du jour
- Rédiger un compte-rendu pour faciliter le suivi d’une réunion à l’autre
- Joindre les documents utiles à chaque point à l’avance
- Encourager les participants à donner leur avis
- Conclure chaque point traité par une courte synthèse des actions à réaliser par les différentes parties prenantes avant le prochain CSE
En appliquant ces bonnes pratiques, l’ordre du jour deviendra un allié précieux pour des réunions CSE plus productives et efficaces.
En conclusion, l’ordre du jour du Comité Social et Économique (CSE) n’est pas une simple formalité administrative, mais un pilier central pour le bon déroulement et l’efficacité des réunions du CSE. Son élaboration, résultant d’une collaboration étroite entre le président et le secrétaire du CSE, joue un rôle crucial dans l’orientation des débats, garantissant ainsi des échanges fluides et une attention portée sur chaque sujet. Sa rédaction est primordiale pour permettre aux membres élus de se préparer adéquatement, de rassembler les informations nécessaires, et d’identifier clairement les sujets à discuter ou à soumettre au vote. Ainsi, pour que le CSE fonctionne comme un véritable espace de dialogue et de décision, l’ordre du jour doit être traité avec le sérieux et l’attention qu’il mérite.
