Depuis 2017, les instances représentatives du personnel d’une entreprise ont fusionné sous une seule et même structure, le Comité Social et Économique (CSE). Il vise à représenter les salariés, à défendre leurs droits, à leur proposer des avantages et à établir un dialogue social entre la direction et les employés, dans les meilleures conditions. Ce CSE est composé de membres élus et parmi eux se trouvent le président, le trésorier et enfin, le secrétaire. Son rôle étant indispensable, il a pour responsabilité de gérer les démarches administratives et la communication interne et externe du Comité Social et Économique. Le secrétaire CSE joue également un rôle lors des réunions en prenant en charge l’ordre du jour, la rédaction des documents officiels et en veillant au bon déroulement de ces réunions. Le secrétaire CSE doit faire preuve de compétences bien précises et doit prendre des responsabilités qui justifient son statut et son rôle de pilier au sein du CSE, notamment en termes de gestion des réunions.
Le Comité Social et Économique (CSE)
Le Comité Social et Économique (CSE) est une structure mise en place au sein des entreprises depuis 2017 suite aux Ordonnances Macron par le Code du Travail. Succédant au Comité d’Entreprise (CE), sa présence est rendue obligatoire pour les entreprises composées d’au moins 11 salariés. Il contribue à améliorer le dialogue social entre l’employeur et les salariés et agit ainsi sur leur bien-être au travail. Le fonctionnement du CSE est régi par des modalités et des règles à respecter, notamment pour les élections des membres et leurs missions.
Les missions du CSE
Le Comité Social et Économique d’une entreprise a pour mission principale d’agir sur la Qualité de Vie au Travail (QTV) des salariés par la représentation de ces-derniers, par la défense de leurs intérêts et de leurs droits, la négociation d’accords collectifs, la promotion du dialogue social ainsi que la mise en place d’avantages sociaux et culturels à destination des employés. Le CSE dispose d’un budget consacré au fonctionnement, ainsi que d’un budget dédié aux Activités Sociales et Culturelles (ASC).
Le Comité Social et Économique traite également les sujets de santé, d’hygiène et de sécurité par de la prévention, par la mise en place de dispositifs qui visent à éviter tout risque professionnel et ainsi garantir le bien-être au travail pour les salariés.
Membres du CSE et délégation du personnel
L’employeur a pour rôle de mettre en place un Comité Social et Économique au sein de son entreprise. Il doit alors respecter des conditions de création du CSE qui sont liées au fonctionnement, aux élections des membres ainsi qu’à leur formation. Suivant la taille de l’entreprise, les membres du CSE peuvent être des délégués du personnel ou alors des personnes embauchées uniquement pour le CSE. Lorsque ce sont des membres de la délégation du personnel, tous les salariés peuvent candidater aux élections pour devenir membre.
Dans tous les cas, ils doivent être élus par les salariés de l’entreprise, afin que ces derniers soient représentés de la manière la plus juste et adaptée possible, par les personnes de leur choix.
Le nombre de membres peut varier selon la taille de l’entreprise, mais selon l’article L2315-23 du Code du Travail, un secrétaire, un trésorier et un président doivent obligatoirement être élus. Chacun occupe un poste stratégique au sein du CSE et endosse des responsabilités qui leurs sont propres afin de veiller au bon fonctionnement de l’entreprise.
Les réunions CSE
Afin de faire le point sur les problématiques à régler et sur le bon fonctionnement du CSE, les membres du Comité Social et Économique ainsi que la direction se retrouvent lors de réunions CSE leur permettant de mettre en place des dispositions, de discuter des conditions de travail, de la santé et de la sécurité, d’échanger sur les budgets, de donner des avis et de partager les informations importantes.
Le président, le secrétaire et le trésorier mettent en place ces réunions avec l’accord de chacun et convoquent ainsi les autres membres et la direction.
La loi prévoit que les réunions sont obligatoires et d’un minimum de 6 par an. Selon l’effectif de salariés de l’entreprise et s’il n’y a pas d’accord fixé par l’entreprise, elles doivent être réalisées tous les mois (plus de 300 salariés) ou tous les deux mois (moins de 300 salariés).
Le sujet des réunions varie selon l’ordre du jour, mais minimum quatre réunions doivent traiter des questions de santé, d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail.
Le rôle du secrétaire CSE
Le Code du Travail stipule dans l’Article 2315-23 que le CSE d’une entreprise de plus de 50 salariés doit impérativement être dirigé par un président, un secrétaire et un trésorier. Le secrétaire joue un rôle important dans le fonctionnement du Comité Social et Économique, avec plusieurs missions et responsabilités à tenir.
La désignation du secrétaire CSE
Le secrétaire du Comité Social et Économique est élu, comme le trésorier et le président, par les salariés de l’entreprise comme membres titulaires du CSE. Dans le cas d’une entreprise de moins de 50 salariés, il peut varier selon les réunions et il n’est pas un poste obligatoire. Cependant, les entreprises de plus de 50 salariés doivent impérativement disposer d’un secrétaire du CSE. Sa désignation a lieu lors de la première réunion et il est élu parmi et par les membres titulaires du CSE par un vote à la majorité.
Missions du secrétaire CSE
Le secrétaire du Comité Social et Économique prend en charge plusieurs responsabilités, notamment les fonctions administratives et la communication entre le CSE et les salariés.
Concernant la gestion administrative, le secrétaire du CSE tient le registre des membres du comité et conserve tous les documents qui lui sont rattachés et qu’il rédige en rapport avec les réunions, comme l’ordre du jour et les procès-verbaux.
Son poste est également proche de celui de chargé de communication interne et externe, agissant comme un véritable porte-parole au sein de l’entreprise.
Cette mission place le secrétaire dans un position de référent pour les salariés lorsqu’ils ont besoin de réponses à leurs questions ou lorsqu’ils souhaitent débuter une démarche en rapport avec le Comité Social et Économique.
Cette sollicitation ne provient pas uniquement des salariés, l’employeur ou la direction peut également se référer au secrétaire du CSE pour des questions d’organisation de réunions, de rédaction de l’ordre du jour et de comptes rendus.
Les fonctions du secrétaire lui offrent de nombreuses responsabilités mais également des missions multiples qui peuvent parfois être difficiles à effectuer seul. Les missions du secrétaire doivent donc être précisées et choisies d’un commun accord par les membres titulaires du CSE. De plus, les missions essentielles à réaliser au sein du Comité Social et Économique doivent être réparties entre le secrétaire et le trésorier par exemple afin que les tâches soient traitées de la meilleure manière.
Outre la fonction de chargé de communication qui est essentielle pour le bon fonctionnement du CSE et la satisfaction des salariés à son égard, le secrétaire joue un rôle important au sein des réunions. En effet, ses missions sont directement liées à leur organisation en amont (ordre du jour, convocation), à leur bon déroulement, à la rédaction des documents officiels comme les procès-verbaux contenant les ordres du jour et les comptes-rendus des discussions, des dispositions mises en place et des faits survenus, ainsi qu’à la communication des informations dédiées aux salariés.
Le secrétaire est donc le référent du CSE mais tient également un rôle indispensable dans le bon fonctionnement de ce dernier.
Compétences : formation du secrétaire CSE
Le secrétaire étant élu parmi les membres titulaires du CSE, il se peut que sa formation initiale ne soit pas en lien avec les fonctions administratives et de communication qui sont liées au poste de secrétaire CSE.
Le secrétaire doit avoir plusieurs cordes à son arc afin d’être en capacité de gérer toutes les responsabilités qui lui sont attitrées et ainsi être efficace dans la réalisation de ses missions. Il doit faire preuve de compétences en communication, qu’elle soit écrite, orale ou même relationnelle, en organisation, en rédaction, en synthèse et en adaptabilité. Il lui est également demandé de respecter la confidentialité de l’entreprise et des salariés. Une bonne connaissance de l’administration est également recommandée. En effet, le secrétaire doit savoir comment rédiger un ordre du jour, un procès-verbal et connaître les modalités de ces documents (signature, modifications, personnes concernées).
Si le secrétaire élu ne dispose pas de toutes ces compétences, une formation est recommandée. De plus, certaines sont rendues obligatoires par le Code du Travail pour les élus du CSE, assurant un fonctionnement efficace du CSE. Ces formations fondamentales concernent premièrement la santé, la sécurité et les conditions de travail (SSCT) (Article L2315-18) et deuxièmement l’économie (Article L2315-63). Les élus doivent pouvoir être en mesure de comprendre les notions d’économie et de finance relatives à l’entreprise comme la gestion, l’administratif et la comptabilité.
Le Comité Social et Économique de l’entreprise peut profiter de ces formations obligatoires pour intégrer une formation attitrée au secrétaire. Les compétences administratives, de gestion et les compétences relationnelles étant indispensables pour le secrétaire du CSE, la formation peut lui apporter des connaissances et une meilleure compréhension des enjeux financiers, juridiques et relationnels. Lors des réunions, les discussions peuvent souvent tourner autour de la finance et des lois, ce qui demande une connaissance de ces domaines. Le secrétaire étant le référent entre les salariés, la direction et le CSE, il doit disposer d’une compréhension de ses pairs, d’un esprit médiateur ainsi que d’une bonne communication assurant la confiance et permettant également d’éviter tout malentendu ou informations erronées.
Rôle du secrétaire CSE dans la gestion des réunions
Les fonctions attribuées au secrétaire du Comité Social et Économique sont donc liées à la communication interne et externe, à l’administration ainsi qu’à tout ce qui gravite autour des réunions. Le secrétaire est un poste indispensable pour l’organisation et le bon déroulement des réunions du CSE.
Responsabilités du secrétaire CSE pour les réunions
Les réunions du CSE sont régies par des règles et un fonctionnement bien précis. Elles permettent aux membres élus et à la direction de se réunir pour discuter des conditions de travail, des accords d’entreprises et des informations importantes concernant l’entreprise lors d’un moment dédié. Cependant, pour ne pas perdre du temps, oublier des informations ou même ne pas savoir vers quelles dispositions se diriger, les réunions doivent être encadrées et bien organisées.
Le secrétaire du CSE joue un rôle crucial lors des réunions, mais également en amont. En effet, selon la loi, le secrétaire doit établir l’ordre du jour en binôme avec le président du CSE (Article L2316-17). En ce qui concerne le déroulement de la réunion, le secrétaire est également missionné pour rédiger le procès-verbal et le communiquer aux salariés une fois la réunion terminée. Ces deux documents sont obligatoires et permettent de laisser une trace écrite des sujets à traiter, des discussions et faits survenus pendant la réunion, pouvant ainsi être utilisés comme documents fiables et ne pouvant être remis en cause.
Le secrétaire a la responsabilité de communiquer aux salariés les informations qui les concernent et ce, en toute transparence et sans modification des propos tenus lors des réunions. Son rôle de référent lui impose donc cette fiabilité et cette confiance au sein du CSE.
Organisation et gestion des réunions CSE par le secrétaire
Les réunions peuvent être à l’initiative de l’employeur ou des membres élus du CSE lorsqu’un sujet urgent doit être traité. Cependant, seul l’employeur peut décider d’en prévoir une ou non. Leur organisation passe par le choix du jour, la convocation des membres et de la direction, ainsi que par la rédaction de l’ordre du jour.
Le secrétaire, se présentant comme le référent en communication, peut donc commencer par faire le point sur les informations à partager ou les différentes sollicitations à traiter en recueillant les demandes des salariés par l’intermédiaire d’e-mails, de messagerie collaborative ou tout autre support ; qui vont pouvoir figurer dans l’ordre du jour.
Afin de préparer la réunion de la manière la plus efficace possible, une réunion préparatoire peut être organisée par le secrétaire avec les membres du CSE, notamment pour rédiger l’ordre du jour.
Le secrétaire a également pour rôle la gestion des réunions pendant leur déroulement et lorsqu’elles sont terminées, en rédigeant le procès-verbal et en assurant sa communication auprès des salariés par tout type de moyen comme la diffusion par e-mail ou par un affichage, ou encore grâce à la publication sur un espace de communication CSE dédié à l’entreprise comme le propose notre plateforme avantages Emile’s.
Élaboration de l’ordre du jour
Afin que la réunion soit la plus efficace et fluide possible, un ordre du jour doit obligatoirement être rédigé (Article L2316-17). Le secrétaire assure l’élaboration de ce document, de pair avec le président du CSE.
L’ordre du jour agit comme un véritable guide avant et pendant la réunion, permettant aux membres qui le rédigent de faire le point sur les éléments importants à ne pas oublier et imposant un rythme et permettant de visualiser la durée de la réunion. Il est le fil rouge à suivre pour ne pas s’éparpiller pendant la réunion.
Le secrétaire transmet cet ordre du jour aux membres du CSE dans un délai de minimum 3 jours, en même temps que la convocation à la réunion afin que ces derniers en prennent conscience et puissent se préparer. S’ils ont des questions, elles peuvent figurer dans l’ordre du jour si le secrétaire a pu les recueillir, ou si elles concernent cet ordre du jour, elles peuvent être remises dans un document à part dans un délai de 2 jours.
Rôle du secrétaire CSE dans le déroulement des réunions
La réunion suit donc l’ordre du jour établi par le secrétaire du CSE. Cependant, c’est le président qui l’anime, en prenant le temps de répondre aux questions qui peuvent survenir. Des avis peuvent être donnés par les membres élus du CSE.
Ces questions et avis, ainsi que les discussions, doivent être notées pendant la réunion par le secrétaire, avec le plus de détails possibles. De bonnes qualités rédactionnelles et d’écoute doivent donc être fournies, afin d’éviter tout malentendu ou oubli. Les débats et désaccords doivent également être pris en note, promettant une réelle transparence aux salariés.
Le secrétaire n’est pas seulement chargé de la rédaction pendant la réunion, il doit également s’assurer que les accords collectifs et les décisions prises sont légales et que les intérêts des salariés sont respectés.
Rédaction des documents officiels du CSE
Membre élu du CSE responsable de la gestion administrative et de la communication, le secrétaire du CSE est chargé de rédiger et d’archiver les documents officiels et obligatoires du CSE comme l’ordre du jour, le règlement intérieur et le procès-verbal.
Le règlement intérieur doit en effet être rédigé par un membre du CSE ayant les connaissances requises pour faire figurer les règles de fonctionnement, les procédures, les conventions et dispositifs mis en place (par exemple en matière de santé et de sécurité).
Le procès verbal
Document obligatoire et indispensable, le procès-verbal agit comme un compte rendu des réunions, retranscrivant les discussions, les faits et les délibérations prises au cours de celles-ci. Chaque information doit y figurer, faisant preuve de validité et de trace écrite permettant d’éviter les malentendus et les oublis.
Selon le Code du Travail (Article R2315-25), c’est le secrétaire qui a la responsabilité de rédiger le procès-verbal, devant également être validé par les membres titulaires. Le secrétaire le transmet dans les 15 jours suivants la réunion au président et une fois validé, il peut être partagé par affichage, par e-mail ou sur l’espace de communication du CSE proposé par les plateformes avantages comme Emile’s. Le procès-verbal agit en effet comme un communiqué qui doit être partagé aux salariés. Cette transparence est une des responsabilités du secrétaire au sein du CSE par son statut de chargé de communication.
Le procès-verbal agit également comme document d’archive qui doit être conservé. Le secrétaire doit disposer de qualités rédactionnelles et de synthèse, ainsi que d’une bonne capacité de retranscription. Les discussions peuvent parfois être animées et le secrétaire doit pouvoir retenir toutes les informations avec grande attention sans s’égarer et de manière claire et précise. Cependant, la rédaction du procès-verbal peut être finalisée dans le temps imparti légal avant sa validation, de préférence dans les jours suivants la réunion, lui permettant de reprendre les informations et de reformuler certains points pour plus de clarté.
L’ordre du jour sert de ligne rouge dans le procès-verbal, permettant au secrétaire de suivre point par point la séance et les sujets à traiter. Sa participation lors de son écriture est donc utile car il connaît les informations qui le composent. Cet ordre du jour est obligatoire dans le procès-verbal, tout comme les informations légales relatives à la réunion : date, heure, participants, durée, lieu. D’autres documents mentionnés durant la réunion peuvent y être annexés, comme les factures, budgets et autres références afin de construire un dossier plus complet lors de l’archivage.
Rôle du secrétaire CSE dans la communication
Au-delà de la communication du procès-verbal, le secrétaire du CSE exerce ses missions de communiquant sous plusieurs activités.
Il est tout d’abord l’interlocuteur privilégié des salariés, des élus titulaires du CSE, de l’employeur mais également des prestataires externes comme la médecine du travail et l’inspection du travail. Ses compétences relationnelles et la confiance qui lui est accordée par son statut de référent lui donnent la responsabilité de partager les informations comme les directives en matière de santé et de sécurité, le règlement intérieur, les comptes rendus et les activités du comité.
Plusieurs outils peuvent être mis à disposition pour le secrétaire afin de gérer et de partager au mieux sa communication après les réunions. Un espace de communication, un site intranet, une newsletter ou une messagerie collaborative et instantanée peuvent permettre au secrétaire de diffuser les procès-verbaux, les nouvelles concernant les activités du CSE ou toute autres informations relatives au comité et discutées lors des réunions.
Également, le secrétaire peut recevoir des demandes provenant des salariés par l’intermédiaire de ces différents canaux de communication.
Le secrétaire joue un rôle stratégique au sein du Comité Social et Économique (CSE) en agissant sur son bon fonctionnement par des missions de communication, de gestion et de rédaction. Ses responsabilités sont multiples et indispensables, surtout en amont et pendant les réunions. Ses compétences relationnelles, sa transparence et le respect de la confidentialité lui permettent de se placer comme un référent de confiance du CSE auprès des salariés et de la direction. Grâce à ses responsabilités et ses compétences, le processus d’organisation et de gestion des réunions est facilité et les documents officiels peuvent être archivés et faire preuve de validité à posteriori.
