Créer un site internet CSE : un outil essentiel pour renforcer la communication et l’engagement des salariés: afin que les salariés d’une entreprise puissent prendre connaissance de leurs droits et des dernières actualités de leur Comité Social et Économique (CSE), les membres élus de celui-ci doivent mettre à disposition toutes sortes d’informations comme les procès-verbaux, le règlement intérieur, les mesures de Sécurité, Santé et Conditions de Travail (SSCT), la composition du CSE, les avantages proposés ou même encore les horaires du comité par l’intermédiaire de différents supports. Parmi eux, les flyers, affiches et newsletter sont les plus populaires, mais un seul demeure indispensable depuis la transition numérique du comité : le site internet du CSE. À travers cet article, découvrez en quoi cet outil est essentiel pour renforcer la communication et l’engagement des salariés et laissez-vous guider pour en savoir plus sur le site internet CSE, son fonctionnement, ses conditions et ses avantages.
Qu’est-ce qu’un site internet CSE ?
Le Comité Social et Économique d’une entreprise a pour mission de représenter les salariés (leurs droits, leurs intérêts) et doit veiller à ce que leur Qualité de Vie au Travail (QVT) soit optimale grâce à la mise en place d’avantages divers et variés. Pour que les salariés puissent être au courant des dernières dispositions prises par le CSE lors des réunions mais surtout, en premier lieu, de la composition de ce dernier, de ses engagements et des nouveautés en termes d’avantages et de réductions proposés dans le cadre des Activités Sociales et Culturelles (ASC), des moyens de communication doivent être mis en place.
Le CSE doit ainsi trouver le support qui lui semble le plus adapté et plus accessible par les salariés pour s’assurer de la bonne transmission des informations pour ces derniers. Le coût de cette communication entre également en compte lors du choix du support. Par exemple, une impression de flyers ou d’affiches à destination de chaque salarié peut être importante, surtout dans le cas d’entreprises à gros effectifs. De plus, ce moyen de communication n’est pas écologique et ne présente pas d’intérêt dans le temps, ce qui oblige une impression régulière pour chaque information à transmettre et une consultation par les salariés unique et souvent peu engageante.
Afin que l’information puisse atteindre plus facilement sa cible et que celle-ci puisse rester à disposition dans le temps, le site internet du CSE représente un bon outil, offrant un accessibilité par tous et pour tous et permettant la diffusion de diverses informations, quelle que soit leur nature.
En effet, le site internet CSE agit comme un espace de communication entre les salariés et le CSE, lui permettant de publier des nouvelles, proposer des sondages, communiquer à travers une messagerie instantanée, ou encore de partager des vidéos ou des photos. Bien que l’objectif principal soit lié à la présentation du CSE et des avantages pour les salariés, le site internet entretient surtout le lien entre les salariés et le comité, qui peuvent ainsi plus facilement communiquer et faire remonter les différentes demandes ou propositions.
Sous la forme d’un site vitrine en une seule page ou d’une site plus élaboré selon le budget du CSE, le site internet du CSE est une valeur ajoutée pour ce dernier qui prouve sa modernité et sa compréhension du monde numérique, reflétant un CSE dans l’air du temps et engagé auprès des salariés.
Pourquoi créer un site internet CSE ?
Le Comité Social et Économique (CSE) agit comme une association ou une entreprise et peut donc prétendre à posséder un site internet dédié. Ses avantages sont nombreux et les possibilités d’utilisation lui sont bénéfiques, comme pour les salariés.
La transition numérique du CSE : la digitalisation en entreprise
De nos jours, les entreprises se modernisent et une importante proportion de salariés exercent leurs fonctions sur un ordinateur sur leur lieu de travail. À l’ère du numérique, les populations ont l’habitude de faire leurs recherches sur internet, de communiquer via des messageries et de prévoir leurs vacances de manière digitale.
Pour répondre aux habitudes de leurs salariés et dans une démarche de transition numérique, le CSE a beaucoup à gagner en investissant dans un site internet durable lui promettant visibilité et engagement.
Répondre aux besoins des salariés
Du côté des salariés, ils peuvent bénéficier d’un CSE plus réactif et des informations présentes de manière permanente, bien plus avantageux qu’un simple affichage consultable dans une certaine pièce et remplacé ou jeté. En effet, les salariés peuvent parfois peiner à contacter un membre du CSE pour diverses raisons comme le manque de temps, la nécessité de se déplacer, l’appréhension pour les sujets sérieux ou même par l’ignorance quant à la composition et au rôle du CSE. Avec le site internet du CSE, les échanges sont fluidifiés, le salarié ne perd pas de temps et peut contacter le CSE en quelques clics et toutes les informations sont à sa disposition.
Les salariés peuvent parfois ressentir de la frustration s’ils n’ont pas accès aux informations les concernant ou à la totalité des avantages qui leurs sont destinés. Ils peuvent attendre du CSE une meilleure communication vis-à-vis des activités et offres négociées pouvant améliorer leur pouvoir d’achat et donc leurs conditions de vie.
Une gestion de la communication du CSE plus efficace
Le site internet facilite la gestion des missions de communication du CSE notamment pour les personnes en charge de celle-ci comme le secrétaire du CSE. Dans les grandes entreprises comme les plus petites, la transmission des informations importantes et des actualités peut parfois être difficile à gérer pour une seule personne, impactant ainsi l’efficacité et le bon fonctionnement du CSE.
En agissant comme un véritable espace de communication, le site internet du CSE permet de publier des informations figées comme les horaires du CSE, la composition de celui-ci, les jours de permanences permettant par exemple l’achat de billetterie culturelle ou de loisirs, le calendrier des réunions, les avantages et réductions proposés par le comité, les conditions d’éligibilité de ces avantages ou même le règlement intérieur. Également, des informations plus poussées liées au fonctionnement du CSE peuvent être partagées aux salariés, améliorant ainsi le dialogue social et permettant aux employés de se sentir plus proche du CSE et plus impliqués :
- présentation des membres élus titulaires
- présentation du bureau (président, secrétaire, trésorier, adjoints…)
- présentation des activités et missions
- mise en avant des droits des salariés
- publication des actualités pour des événements
- présentation des tenants et aboutissants des séminaires
Avec le site internet, les élus chargés de la communication du CSE bénéficient donc d’un gain de temps et d’une gestion plus efficace du CSE, améliorant la satisfaction des salariés. Un plus grand nombre d’informations peuvent ainsi être partagées qui répondent la plupart du temps aux préoccupations du personnel. De plus, la portée atteinte est plus imposante, ne laissant aucun salarié de côté.
Quelles sont les informations qui figurent sur un site internet CSE ?
La communication du CSE vers les salariés
La principale mission du site internet du CSE concerne la communication des informations et annonces aux salariés, indispensables aux valeurs de transparence et de confiance entre le CSE et les employés. Pour un nouvel employé, la centralisation de toutes les informations concernant l’entreprise et le CSE lui permet de mieux prendre connaissance de ses droits, avantages et du fonctionnement de son comité, permettant ainsi de gagner du temps.
Le site internet du CSE permet ainsi de regrouper des informations diverses et variées, allant de l’essentiel à l’utile pour faciliter la communication entre le comité et le CSE grâce à un outil complet, accessible par tous et pour tous.
Les informations peuvent tout d’abord concerner le comité, sa composition, ses horaires ainsi que les dates de réunions passées ou prévues. Dans un second temps, le salarié peut avoir besoin de renseignements lui permettant d’échanger avec le CSE et ses élus, avec un accès aux coordonnées de ces derniers, leurs horaires de permanences, leurs agendas, permettant aux salariés de prendre leurs dispositions pour échanger le plus facilement possible avec les membres élus. Ces renseignements sont permanents et peuvent rester sur le site pour la durée du mandat par exemple.
D’autres informations très utiles pour les salariés peuvent être publiées et archivées par le CSE lorsque celles-ci ne sont plus d’actualité comme les dates de réunions et d’élections, ou encore les sondages lors du recueil d’avis.
Le site internet du CSE permet également de stocker et d’archiver des documents de différentes natures, tout en les rendant visibles aux salariés. Les procès-verbaux, ordres du jour, le règlement intérieur, les règles d’attribution des avantages relevant des Activités Sociales et Culturelles (ASC) ou encore les documents relatifs aux finances.
Le sondage est une fonctionnalité qui peut grandement aider le Comité Social et Économique (CSE) grâce au recueil de réponses et d’avis qu’il peut engendrer, lui permettant de mieux visualiser les attentes des salariés et leurs préférences. Un CSE à l’écoute des employés renvoie une meilleure image, développant la satisfaction des salariés. Le sondage permet également de centraliser les avis et réponses d’une manière plus rapide, évitant l’élu en charge de la communication, souvent le secrétaire du CSE, d’avoir à se rendre à chaque bureau et de potentiellement déranger les salariés dans un moment qui n’est pas propice pour leur demander une réponse. Avec le sondage, ces derniers choisissent leur moment, ont le temps d’y réfléchir et une plus grande proportion de réponses pourront être enregistrées.
Pour une entreprise proposant des réductions sur de la billetterie, de l’alimentaire, du shopping ou encore des séjours à tarifs réduits, le site peut évoluer en site e-commerce combiné à un espace de communication pour ne pas perdre les fonctionnalités essentielles au bon fonctionnement du CSE. La plateforme avantages Emile’s propose des milliers d’offres sur de la billetterie culturelle et de loisirs, les abonnements presse, les séjours, les e-cartes cadeaux tout en mettant à disposition des CSE un espace de communication complet. Ainsi, les salariés peuvent retrouver toutes les informations relatives aux événements et activités qui sont proposés par le CSE par l’intermédiaire des ASC sur une seule et même plateforme.
La communication du CSE entre élus
Le site internet du CSE permet également de faciliter la communication entre les élus. En effet, les documents et informations qui s’y trouvent sont accessibles par tous les élus et à n’importe quel moment, évitant les demandes ou pertes de documents. Ainsi, chaque élu peut retrouver et consulter le procès-verbal, l’ordre du jour ou les comptes-rendus financiers en toute autonomie, n’importe où et quand. Ils peuvent également utiliser l’espace de communication comme les salariés pour y trouver les actualités et avantages du CSE, ou même échanger depuis des endroits différents en dehors des réunions.
Concernant les fonctions des élus, le site internet facilite également leur gestion administrative et/ou comptable. En effet, des outils peuvent y être intégrés permettant un accompagnement ou dans le meilleur des cas une automatisation des tâches, permettant ainsi de gagner du temps.
Comment bénéficier d’un site internet CSE ?
Le rôle du Comité Social et Économique
Le Comité Social et Économique (CSE) agit sur la Qualité de Vie au Travail (QVT) des salariés en exerçant des fonctions de représentation, de financement mais également d’accompagnement. Pour les mettre en place, des membres sont élus et se retrouvent lors de réunions pour échanger et réfléchir sur la marche à suivre afin de répondre au mieux aux besoins des salariés.
Cependant, ces informations et décisions ne doivent pas rester dans l’enceinte du CSE et de ses membres, elles doivent pouvoir être partagées et diffusées en toute transparence aux salariés par l’intermédiaire de différents supports.
Le site internet du CSE est un outil permettant à la fois de transmettre les informations à la suite des réunions mais il sert également d’affichage permanent de tout renseignement concernant le CSE à destination des salariés, d’une messagerie instantanée et parfois d’une plateforme avantages comme Emile’s permettant d’accéder à des offres et réductions proposées par le comité, et de se les procurer directement en ligne.
Le choix de mise en place d’un site internet du CSE doit être validé à majorité par les membres du CSE présents lors de la réunion (Article L. 2315-32 du Code du Travail). Cette mesure doit également figurer dans l’ordre du jour et être partagée à toute personne concernée.
Le CSE joue donc un rôle dans la mise en place de ce site mais également dans sa maintenance et sa mise à jour, en veillant à ce qu’il soit actualisé et qu’aucune erreur n’y figure.
Avec quel budget du CSE peut-on financer le site internet ?
Le site internet du CSE a pour premier lieu de servir comme un espace de communication, permettant au comité de publier des actualités, des annonces, des informations administratives ou encore d’échanger avec les salariés via une messagerie.
Ces actions relèvent donc des missions de communication essentielles au bon fonctionnement du CSE, nécessitant un financement par le budget de fonctionnement. En effet, lorsque les dépenses du comité concernent son propre fonctionnement et le bon exercice des fonctions pour les élus, le CSE doit utiliser la subvention mise à disposition par l’employeur.
Cependant, si le site internet met à disposition des offres de billetterie ou des réductions, c’est le budget des Activités Sociales et Culturelles qui doit être utilisé car ces actions ne sont pas essentielles au bon fonctionnement du CSE. En effet, tout usage en lien avec des activités socioculturelles reste facultatif pour le comité car cela n’avantage que les salariés.
Comment accéder au site internet du CSE en tant que salarié ?
Dans le cas d’un site vitrine étant utilisé comme un unique panneau d’affichage numérique, les salariés peuvent accéder au site par l’intermédiaire d’un code commun partagé par leur CSE. Ils peuvent ainsi s’y connecter et prendre connaissance des informations publiées mais sans forcément recevoir de notification pour les actualités. Leur visite n’est donc pas souvent régulière et les salariés peuvent facilement oublier le code d’accès ou tout simplement la possibilité de trouver les informations sur un site dédié.
Pour les sites CSE mettant en place une messagerie collaborative ou une plateforme avantages comme Emile’s avec possibilité d’achat, le plus simple reste la création d’un compte unique et personnel pour chaque salarié. Ainsi, le site internet du CSE se professionnalise et rend service aux employés qui peuvent profiter de chaque fonctionnalité comme bon leur semble, avec un code personnel qu’ils peuvent personnaliser et donc plus facilement garder en mémoire. Les adresses mail de connexion leur permettent également de savoir lorsque le site est actualisé ou de recevoir une alerte si un message leur est envoyé. Une newsletter peut également venir accompagner le site internet du CSE en communiquant les dernières nouveautés ajoutées ou les annonces importantes concernant le comité. De plus, cette fonctionnalité permet d’encourager la consultation de l’espace de communication par les salariés.
Quels sont les avantages d’un site internet CSE ?
Les avantages pour le CSE
Le site internet du CSE lui permet de gagner du temps et de la visibilité, à contrario d’une impression papier pour chaque information qui de plus est, moins impactante et efficace pour le salarié.
Bien que sa création et sa mise en place représentent un investissement budgétaire, son utilisation restera pérenne et son efficacité pourra facilement amortir le temps et l’énergie auparavant dédiés à une communication moins centralisée et moins impactante.
Diffusion de la communication administrative, proposition d’offres et de réductions, réponses aux questions, recueil d’avis, messagerie, le site internet du CSE est un outil indispensable au bon fonctionnement du CSE et à la satisfaction des salariés, améliorant également l’image qu’ils peuvent avoir du comité par une démarche plus moderne et engageante.
Un outil de communication essentiel
En tant qu’instance représentative du personnel, le CSE se doit d’être à l’écoute des salariés et d’être transparent vis-à-vis de toute décision ou information concernant le comité et les employés.
Grâce à la publication de nombreuses actualités ou de renseignements sur le fonctionnement du CSE, le site internet agit comme un panneau d’affichage permanent qui a l’avantage d’être accessible et visible par tous et pour tous .
Sa présence est essentielle pour s’assurer du bon fonctionnement du CSE. En effet, le comité se doit d’être transparent et surtout utile aux salariés. Si ces derniers ne trouvent pas les informations qui les concernent ou ne sont pas au courant de décisions prises, les missions de représentation du personnel sur lesquelles s’engagent le CSE ne sont pas respectées, remettant en question la présence d’un comité au sein d’une entreprise.
Par ses fonctionnalités multiples comme la messagerie collaborative ou même instantanée, le site internet ne sert pas uniquement de panneau d’affichage pour le CSE, il peut également être un outil utilisé par les salariés eux-mêmes pour faire remonter leurs préoccupations ou demandes plus facilement. Les employés apprécient la rapidité et la réactivité que ce type de messagerie propose, plaçant ainsi le site internet du CSE comme support privilégié de contact entre les élus et les employés.
Renforcer l’engagement des salariés
Au-delà de l’espace de communication efficace qu’il propose, le site internet du CSE peut aider à renforcer la satisfaction des salariés par des actions tournées vers de l’engagement et de la fidélisation. Grâce au recueil de messages ou des réponses aux sondages provenant des salariés, le CSE peut mieux comprendre et ajuster ses dispositions pour coller aux attentes des employés en matière d’avantages proposés ou de mesures à développer. Une meilleure compréhension des salariés qu’il représente impacte son fonctionnement de manière positive grâce à la connaissance de la cible et de ses préoccupations. Des salariés qui se sentent écoutés et compris seront plus satisfaits et auront moins de mal à s’engager auprès du CSE ou à profiter des avantages.
Le Comité Social et Économique peut également utiliser le site internet comme outil de fidélisation et d’implication de la part des salariés en y publiant des informations à visée pédagogique et informative relative au fonctionnement du CSE et aux différentes actions menées. Des détails sur les missions et fonctions attribuées à chaque membre élu à la publication des procès-verbaux, en passant par les ordres du jour de chaque réunion, leur déroulement et les comptes rendus financiers.
Bénéficiez de votre propre espace de communication CSE avec Emile’s
Avec Emile’s, votre collègue bons plans, retrouvez sur une seule et même plateforme des milliers d’offres liées aux Activités Sociales et Culturelles combinées à un espace de communication complet.
Vous êtes un élu CSE ? Un dirigeant d’une TPE-PME et vous souhaitez faciliter vos échanges en interne et en externe tout en profitant d’une visibilité sur tous vos avantages et offrant à vos salariés des réductions sur les parcs d’attractions, cinémas, activités culturelles et sportives, séjours, abonnements presse et e-cartes cadeaux.
Publiez des sondages, des actualités, retrouvez les infos pratiques et horaires de votre CSE, consultez vos documents comme les procès-verbaux et communiquez directement avec les élus grâce à l’espace de communication Emile’s !
En conclusion, le site internet du CSE permet en premier lieu de faciliter les échanges entre le Comité Social et Économique et les salariés, tout en centralisant les informations et avantages à destination des salariés, améliorant ainsi leur visibilité et leur accès à n’importe quel moment. Cependant, créer un site internet du CSE, c’est aller plus loin que de profiter d’un simple gain de temps et d’échanges facilités, c’est une réponse adaptée à l’évolution des modes de travail et des attentes des employés. Les salariés sont plus engagés car ils se sentent plus écoutés et valorisés. Leurs demandes et préoccupations sont plus facilement traitées, améliorant leur satisfaction.
Le site devient ainsi un outil de communication essentiel, un vecteur de lien social et un moyen concret d’améliorer la qualité de vie au travail. Avec son espace de communication combiné à des milliers d’offres et de réductions à destination des CSE et des salariés, Emile’s se positionne comme une solution d’avenir, prouvant que l’adaptation au numérique et l’attention portée aux besoins et au bien-être des salariés sont les clés d’une entreprise dynamique et harmonieuse.
