Remboursement des frais de déplacement du CSE. Pour mener à bien leurs missions, les membres du Comité Social et Économique (CSE) sont souvent amenés à se déplacer : réunions, accompagnement de salariés, rencontres avec des experts et fournisseurs, etc. Ces déplacements peuvent générer des frais non négligeables, qui ne peuvent pas être financés par le budget personnel des élus.
Mais alors qui doit rembourser les frais de déplacement du CSE ? Dans quelles situations l’employeur est-il tenu de les prendre en charge ? Quelles sont les conditions à respecter, les barèmes applicables et les démarches à suivre pour être remboursé ?
Qui prend en charge les frais de déplacement du CSE ?
La question du financement des trajets des membres du CSE est encadrée par le CdT. Bien que les élus soient tenus d’agir dans le cadre de leur mandat, ils ne doivent pas supporter personnellement les coûts induits par l’exercice de leurs fonctions. Il est donc fondamental d’identifier clairement qui assume ces dépenses et selon quelles modalités.
Le rôle de l’employeur dans le remboursement des frais de déplacement du CSE
Mobilité des élus du CSE : qui rembourse ?
Conformément à la législation en vigueur, c’est l’employeur qui doit prendre en charge les frais de trajets des membres du CSE lorsqu’ils se rendent à des assemblées obligatoires. Cela inclut notamment le transport en commun (train, avion, métro), les frais kilométriques en cas d’utilisation d’un moyen de transport personnel, ainsi que les éventuels hébergements et la restauration.
Des frais annexes : hébergement et transport des élus
Les frais pris en charge ne se limitent pas au strict transport : si une réunion ou une formation se déroule loin du travail, l’hébergement et les repas peuvent également être remboursés, à condition qu’ils soient raisonnables et justifiés. Par exemple, les coûts de restauration ne doivent pas excéder les prix pratiqués dans la restauration courante. Un repas dans un grand établissement gastronomique sans nécessité professionnelle explicite pourrait être refusé.
Prise en charge par le budget de fonctionnement du CSE
Dans le cas de déplacements qui ne relèvent pas d’une obligation pour le CSE, du type réunion de préparation, rencontre avec un expert, rendez-vous avec un prestataire, c’est aux élus de financer les dépenses grâce au budget de fonctionnement du CSE. Comme toute dépense, elle doit être approuvée lors d’un vote par les élus.
Cette validation est indispensable, notamment lorsque le trajet n’est pas directement imposé et permet d’éviter tout abus et d’assurer une traçabilité des frais. Le vote en réunion plénière officialise la décision du CSE et offre une protection juridique aux élus concernés.
Cas dans lesquels l’employeur est chargé du financement
L’indemnisation de la mobilité des membres du CSE n’est pas une faveur, mais une obligation légale dans plusieurs situations bien précises. La jurisprudence encadre ces cas de figure dans lesquels le chef d’entreprise doit prendre en charge les dépenses liées aux trajets des élus.
Réunions obligatoires CSE
Certaines réunions du CSE sont dites « obligatoires« , car prévues par la loi ou imposées par les circonstances. Lorsqu’un membre du CSE est convoqué à ces rendez-vous, le dirigeant est dans l’obligation de prendre en charge les trajets pour s’y rendre.
Réunions périodiques légales
Les séances périodiques du CSE sont réalisées selon une fréquence minimale déterminée par la taille de l’entreprise et son secteur d’activité. Elles traitent des sujets clés comme les conditions de travail, la santé, la sécurité ou encore la situation économique de l’entreprise. La présence des élus est obligatoire, et leurs frais de mobilité doivent donc être intégralement remboursés par l’employeur.
Réunions à l’initiative de l’employeur ou la majorité des élus
Le président peut convoquer le CSE pour discuter de sujets spécifiques. De même, une majorité des membres élus peut demander une réunion sur un thème urgent ou sensible. Dans les deux cas, la participation à ces assemblées s’inscrit dans l’exercice normal du mandat, et les frais associés sont à la charge du chef d’entreprise.
Réunions en cas de danger d’accident grave ou liées au droit d’alerte
Lorsqu’un événement met en péril la sécurité des salariés ou porte atteinte à leur santé, les représentants du personnel peuvent exercer un droit d’alerte. Dans ce cadre, des réunions extraordinaires du CSE doivent être organisées en urgence.
La direction est tenue de convoquer ces rencontres sans délai et de prendre en charge l’intégralité des frais de mobilité des membres du CSE y participant. Cela concerne notamment les situations suivantes :
- Risque grave et imminent pour la santé ou la sécurité des salariés
- Accident grave survenu dans l’entreprise
- Atteinte potentielle à la santé publique ou à l’environnement
Dans toutes ces hypothèses, les mobilités liées à la réunion sont considérées comme nécessaires et donc remboursables.
Déplacements pour formations
Les membres du CSE bénéficient de droits à la formation, notamment en matière de santé, sécurité et conditions de travail. Ces formations sont obligatoires pour les nouveaux élus ou lors d’un renouvellement de mandat.
Le chef d’entreprise doit assumer les frais, notamment :
- de déplacement, calculés sur la base du tarif de seconde classe SNCF entre le siège de l’entreprise et le lieu de formation pour le transport en commun et le barème URSSAF pour les transferts en voiture.
- d’hébergement, dans la limite du montant de l’indemnité de mission applicable (généralement 60 euros par nuit).
- Les repas, à condition qu’ils soient raisonnables et justifiés.
Assistance à un salarié convoqué
Les représentants du personnel peuvent être amenés à accompagner un salarié convoqué à un entretien préalable à une sanction disciplinaire ou à un licenciement. Ce droit d’assistance fait partie intégrante des prérogatives du CSE. Si ce trajet est en dehors du lieu de travail habituel ou à un horaire spécifique, l’employeur est tenu de financer les montants, dans les mêmes conditions que pour une réunion formelle.
Assistance à un salarié convoqué
Les représentants du personnel peuvent être amenés à accompagner un salarié convoqué à un entretien préalable à une sanction disciplinaire ou à un licenciement. Ce droit d’assistance fait partie intégrante des prérogatives du CSE. Si ce trajet est en dehors du lieu de travail habituel ou à un horaire spécifique, l’employeur est tenu de financer les montants, dans les mêmes conditions que pour une réunion formelle.
Demande motivée de deux représentants sur les sujets SSCT
Deux membres du CSE peuvent demander une réunion spécifique pour traiter de sujets liés à la santé, la sécurité ou aux conditions de travail. Si leur demande est motivée, le responsable a l’obligation de convoquer une réunion. Dans ce cadre, les élus qui se déplacent pour participer à cette réunion ont le droit à une indemnisation intégrale.
Commission convoquée par l’employeur
Lorsque le dirigeant convoque une commission du CSE, comme la commission économique ou la commission égalité professionnelle, les élus convoqués ont droit au remboursement de leurs frais de déplacement. Cela s’applique également aux délégués syndicaux invités à participer à ces commissions.
Sujets liés à la CSSCT
Les réunions de la CSSCT sont souvent convoquées dans un contexte de prévention des risques professionnels. Lorsqu’elles sont initiées par l’employeur, ou lorsqu’elles découlent d’une obligation légale, la mobilité des élus est intégralement à la charge de l’entreprise.
Ce que l’employeur ne rembourse pas
S’il est légalement tenu de prendre en charge de nombreux frais liés aux missions des élus du CSE, certaines circulations ne relèvent pas de sa responsabilité. Dans ces cas précis, les dépenses doivent être couvertes par d’autres budgets du comité, notamment le budget de fonctionnement ou celui consacré aux Activités Sociales et Culturelles (ASC).
Réunions internes et préparatoires
Les réunions organisées entre élus, sans convocation officielle de l’employeur, ne sont pas considérées comme des meetings obligatoires. Elles peuvent être nécessaires à la bonne préparation du travail du CSE, mais elles ne justifient pas une prise en charge des déplacements par l’entreprise.
Ils doivent être couverts par le budget de fonctionnement du CSE, qui a pour vocation de financer les activités liées au rôle représentatif du comité, en dehors des obligations légales incombant au chef d’entreprise.
Rendez-vous avec des experts
Le CSE peut avoir recours à des experts pour les accompagner lors de situations importantes (expert-comptable par exemple). Les trajets nécessaires à ces rencontres ne sont pas financés par l’employeur, même s’ils sont utiles à l’exercice du mandat.
Ces frais doivent être intégrés dans le budget de fonctionnement, qui permet justement de faire appel à des expertises indépendantes pour l’analyse de sujets complexes (restructuration, conditions de travail, etc.).
Enquêtes menées par les élus
Lorsqu’un ou plusieurs membres du CSE mènent une enquête, par exemple à la suite d’un signalement, d’un conflit ou d’un accident, les déplacements effectués ne sont pas considérés comme une réunion obligatoire. Par conséquent, l’employeur n’est pas tenu de financer les frais. Là encore, le budget de fonctionnement doit être mobilisé pour assumer ces dépenses.
Activités Sociales et Culturelles financées par le budget ASC
Les circulations liées à l’organisation ou à la gestion des Activités Sociales et Culturelles (ASC) doivent être intégralement financées par le budget ASC. Cela inclut notamment :
- Les visites de prestataires (centres de loisirs, fournisseurs de chèques cadeaux, organisateurs de sorties)
- Les repérages pour des événements
- L’accompagnement d’un groupe de salariés à une activité organisée par le CSE
Dans ce cadre, l’employeur n’a aucune obligation de remboursement, même si le trajet est réalisé dans l’intérêt des salariés. Ces frais doivent être imputés sur le budget distinct et dédié aux ASC.
Temps de déplacement et rémunération
Les membres du CSE doivent également s’interroger sur un autre point essentiel : la reconnaissance du temps de circulation comme temps de travail effectif. Cette question a un impact direct sur la rémunération des élus et sur l’utilisation de leurs heures de délégation.
Est-ce du temps de travail effectif ?
Selon la jurisprudence, les déplacements réalisés dans le cadre d’une mission représentative officielle peuvent, sous certaines conditions, être considérés comme du temps de travail effectif. Cela signifie que ce temps doit être rémunéré, et ne pas être déduit du crédit d’heures de délégation.
Déplacement pendant les heures de travail
Lorsque la mobilité se déroule pendant le temps de travail habituel du salarié, ce temps est automatiquement considéré comme du temps de travail effectif. Par conséquent, il doit être rémunéré au même titre que toute autre mission professionnelle.
C’est notamment le cas lorsque l’élu se rend à une formation obligatoire. Aucun retrait sur les heures de délégation ne peut être opéré. La participation à ces événements s’intègre pleinement dans l’activité professionnelle.
Trajet en dehors des heures de travail
Lorsque le trajet est effectué en dehors des horaires habituels, le traitement est plus nuancé. Si le trajet dépasse le temps de trajet habituel, la différence doit être rémunérée. Cela s’applique par exemple à une mobilité vers une réunion ou une formation tôt le matin, loin du travail habituel. La Cour de cassation (arrêt du 18 mai 2011, n° 09-70.878) a confirmé cette règle : le temps excédentaire constitue un travail effectif qui ouvre droit à rémunération.
Impact sur les heures de délégation
Un point crucial à retenir est que le temps de mobilité ne doit pas être imputé sur le crédit d’heures de délégation, dès lors qu’il est consacré à une réunion ou une formation convoquée par l’employeur ou imposée par la loi.
Les heures de délégation sont destinées aux activités que l’élu mène de sa propre initiative, comme les consultations de documents, les échanges avec les salariés ou la préparation des assemblées. Dans le cas d’un transport pour une mission officielle du CSE, ce temps s’ajoute donc au crédit d’heures, sans le réduire.
Modalités de remboursement
La note de frais comme pièce justificative
Obtenir une indemnisation en tant que membre du CSE suppose de respecter certaines règles administratives et comptables. La note de frais est l’outil indispensable par excellence, elle doit comporter plusieurs éléments essentiels :
- La date et le motif du déplacement
- Le lieu de départ et d’arrivée
- Le mode de transport utilisé
- Le kilométrage total si la voiture personnelle est utilisée
- Les billets de transport, carburant, péages, repas, hébergement
Chaque dépense doit être accompagnée d’un justificatif (facture, ticket de caisse, reçu), sans quoi cela pourra être refusé. Il est également recommandé de conserver une copie de chaque document transmis au dirigeant.
Le barème kilométrique URSSAF
Lorsqu’un élu utilise son véhicule personnel pour se rendre à une réunion ou à une formation obligatoire, le remboursement se fait sur la base du barème kilométrique URSSAF. Ce barème, mis à jour chaque année, prend en compte :
- La puissance fiscale (en chevaux fiscaux)
- Le nombre de kilomètres parcourus dans l’année
Ce système permet de couvrir non seulement le carburant, mais aussi l’usure de la voiture, l’assurance et l’entretien. Il garantit ainsi une indemnisation équitable, alignée sur les pratiques professionnelles. Pour que ce barème soit appliqué, le nombre de kilomètres doit être clairement mentionné sur la note de frais, et le véhicule utilisé doit être déclaré à l’entreprise.
Frais de repas et d’hébergement
Les élus du CSE peuvent également prétendre au à une prise en charge des repas et de l’hébergement, à condition que le mouvement rende ces frais inévitables et qu’ils restent dans les limites du raisonnable.
Plafond des dépenses remboursables
Les repas et nuitées sont soumis à des plafonds, qui peuvent être définis :
- Par le CSE
- Par accord d’entreprise
- Ou, à défaut, selon les indemnités de mission applicables au secteur public, souvent prises en référence (environ 60 € par nuitée, selon la zone géographique)
Dépenses considérées comme raisonnables
Même en l’absence de plafond formel, les dépenses doivent toujours rester raisonnables. Par exemple, un repas dans un restaurant classique à proximité sera accepté, tandis qu’un dîner dans un établissement gastronomique haut de gamme sans justification pourrait être rejeté.
L’importance du règlement intérieur du CSE
Le règlement intérieur du CSE ne se limite pas à définir l’organisation du CSE ou la répartition des rôles entre les membres. Il constitue un document stratégique pour encadrer les modalités pratiques du mandat, notamment en ce qui concerne le remboursement des dépenses liées au déplacement. En l’absence de dispositions claires, les risques de litiges ou de mauvaise gestion budgétaire sont accrus.
Formaliser les règles de remboursement
Il permet au CSE de fixer une délimitation précise autour de la mobilité des élus. Il peut notamment définir :
- Les types de missions éligibles
- Les procédures d’autorisation préalable
- Les justificatifs attendus
- Les délais de transmission des notes de frais
Remboursement réel ou forfaitaire
Il peut aussi préciser le mode adopté par le comité réel ou forfaitaire.
- Le réel repose sur la production de justificatifs (factures, tickets), selon les dépenses réellement engagées.
- Le forfaitaire peut s’appuyer sur un barème fixe ou des plafonds définis par mission (ex : 20 € pour un repas, 60 € pour une nuitée).
Utilisation prioritaire des véhicules de service
Lorsque l’entreprise met à disposition un véhicule de service pour les déplacements professionnels, le règlement intérieur peut prévoir que les élus doivent prioritairement l’utiliser. Cette mesure permet de limiter les coûts et de mieux contrôler la mobilité.
Dans ce cas, si un élu choisit d’utiliser un mode de transport personnel sans justification valable, l’employeur peut refuser de financer.
Il est donc essentiel que cette règle soit clairement formulée dans le règlement, afin d’éviter toute contestation en cas de refus de prise en charge.
Que faire en cas de refus de remboursement
Même lorsque la législation semble claire, il peut arriver que le dirigeant refuse de rembourser les élus du CSE. Un refus injustifié ne relève pas simplement d’un désaccord administratif : il peut constituer une violation des droits des représentants du personnel.
Le délit d’entrave
Lorsqu’une circulation a été réalisée pour une mission obligatoire du CSE (réunion convoquée par le dirigeant, formation prévue par la loi, réunion suite à un droit d’alerte…), le refus constitue une entrave au fonctionnement régulier de l’instance représentative du personnel.
Ce comportement peut être qualifié de délit d’entrave, une infraction pénale sanctionnée par le CdT. L’article L2317-1 prévoit une peine pouvant aller jusqu’à un an d’emprisonnement et 7 500 € d’amende pour l’auteur de l’entrave.
Le CSE peut alors :
- Adresser un courrier de mise en demeure, en rappelant les obligations légales
- Saisir l’inspection du travail pour signaler l’entrave
- Envisager une action en justice devant le tribunal judiciaire
Jurisprudence applicable
La jurisprudence confirme que le non-remboursement injustifié constitue une entrave au fonctionnement du CSE. Plusieurs arrêts viennent renforcer la position des élus :
- Cour de cassation, chambre criminelle, 22 novembre 2005, n° 04-87.451 : l’employeur qui refuse de rembourser les frais de déplacement liés à une réunion obligatoire peut être condamné pour délit d’entrave.
- Conseil d’État, 30 décembre 2003, n° 252545 : le temps de déplacement réalisé pendant les heures de travail doit être considéré comme du temps de travail effectif et rémunéré comme tel.
- Cour de cassation, chambre sociale, 18 mai 2011, n° 09-70.878 : si le temps de déplacement dépasse le temps de trajet habituel domicile-travail, il doit également être rémunéré.
Ces décisions rappellent que les droits des représentants du personnel sont protégés par la loi, et que toute atteinte à leur exercice peut être sanctionnée.
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FAQ - Tout savoir sur le remboursement des frais de déplacement du CSE
Qui doit rembourser les frais de déplacement des élus CSE ?
C’est l’employeur qui est légalement tenu de prendre en charge les frais liés aux points obligatoires et aux missions représentatives prévues par la loi.
Quels sont les déplacements pris en charge ?
Sont pris en charge : les assemblées obligatoires, les formations du CSE, les commissions officielles, l’assistance à un salarié convoqué, et les réunions à la suite d’un danger ou d’un accident grave.
L’employeur peut-il refuser un remboursement ?
Non, si c’est lié à une obligation légale, un refus injustifié peut être sanctionné comme un délit d’entrave.
Quels frais peuvent être remboursés ?
Le transport (train, avion, voiture personnelle selon barème URSSAF), l’hébergement (plafonné) et le repas (dans la limite du raisonnable) sont éligibles.
Faut-il fournir des justificatifs ?
Oui, une note de frais accompagnée de tous les justificatifs est indispensable pour obtenir un remboursement.
Le temps de déplacement est-il rémunéré ?
Oui, s’il est effectué pendant les heures de travail, il est considéré comme du temps de travail effectif. En dehors de cela, seule la partie excédant le trajet habituel est rémunérée.
Les réunions internes du CSE sont-elles remboursées ?
Non, les frais pour les réunions préparatoires ou internes doivent être pris en charge par le budget de fonctionnement du CSE.
Que faire en cas de litige ?
Le CSE peut saisir l’inspection du travail, adresser une mise en demeure ou entamer une action en justice pour faire valoir ses droits.
Les frais de déplacement du CSE ne sont pas une charge personnelle, mais une conséquence directe de l’exercice d’un mandat reconnu par la loi. Lorsqu’ils participent à des réunions obligatoires ou accompagnent un salarié lors d’une procédure, ces mobilités doivent être remboursées.
Encore faut-il que les élus maîtrisent les règles : modalités administratives, barèmes applicables et recours en cas de litige. Un manque d’information peut rapidement conduire à des erreurs, des refus de remboursement ou des tensions avec la direction.
C’est pourquoi il est essentiel, pour chaque CSE, de structurer son fonctionnement précis, de mettre en place des procédures claires, et de former ses membres sur leurs droits. En tant que partenaire des CSE, Emile’s accompagne les élus au quotidien pour leur offrir les outils, les services et l’expertise dont ils ont besoin, afin d’exercer leur mandat dans les meilleures conditions.
