23/05/2024
CSE: Missions et fonctionnement

Comment organiser les fêtes de fin d’année en entreprise ?

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Comment organiser les fêtes de fin d’année en entreprise ?

Les fêtes de fin d’années représentent un période chargée pour les Comités Sociaux et Économiques (CSE) qui peuvent mettre en place différents événements en rapport avec Noël : distribution de chèques cadeaux, organisation d’un arbre de noël, repas de fin d’année, village de Noël, séminaire, journée de Team-Building…etc. Les élus font face à un choix varié d’événements à proposer pour agir sur la cohésion en entreprise et pour remercier les collaborateurs en cette période festive. C’est souvent l’occasion pour le CSE de marquer le coup et de jouer sur son image en proposant aux salariés des activités ou des avantages qui améliorent leur bien-être et/ou leur pouvoir d’achat. Mais comment  organiser les fêtes de fin d’année en entreprise ? Combien cela coûte ? Quelles peuvent être les solutions envisagées ? Avec quel budget ? Le CSE peut-il bénéficier d’une exonération de charges ? À travers cet article complet, apprenez-en plus sur les fêtes de fin d’année en entreprise avec le Comité Social et Économique (CSE) et soyez prêts à vous lancer !

 

Quels événements le CSE peut-il organiser pour les fêtes de fin d’année ?

 

Animations de Noël

 

Pour des animations plus adaptées aux petites entreprises qui ne disposent pas d’un budget assez conséquent pour ce genre d’événements peuvent être mises en place comme :

 

  • l’organisation d’un “Secret Santa” : chaque salarié reçoit un cadeau de la part d’un autre collaborateur de manière anonyme. Le nom du récepteur est pioché au hasard, permettant de jouer sur la connaissance de l’autre, de ses goûts et de ses intérêts. La cérémonie de remise des cadeaux est, de plus, un moment convivial apprécié par les participants qui peuvent partager des rires et des bonnes surprises.
  • l’instauration d’une journée spéciale pulls moches de Noël : une manière d’impliquer chaque salarié et de détendre l’atmosphère en découvrant les meilleurs pulls moches. Une cérémonie de remise des prix peut également être organisée pour clôturer cette animation divertissante.
  • la prévision d’une journée ou demi-journée de Team-Building : en interne par l’intermédiaire d’activités dans les locaux de l’entreprise ou directement sur un site spécialisé (karting, laser game, balade à cheval, activité sportive, art créatifs), jouez sur la collaboration et la cohésion d’équipe à travers des activités ludiques que vous pouvez adapter à la période de Noël : décoration d’un sapin de Noël en équipe, blind-test spécial Noël, jeux de piste, chasse au trésor, atelier culinaire de Noël…etc.

 

Le choix d’animation est donc large pour le CSE, qui doit donc veiller à choisir la meilleure prestation vis-à-vis de son budget mais également des attentes des salariés et de leurs familles. L’âge et les intérêts des collaborateurs doivent en effet entrer en compte pour ne pas mettre de côté des salariés qui n’ont pas d’enfants ou ne se retrouvent pas dans les animations proposées, contrant ainsi l’objectif d’inclusivité et de cohésion en entreprise.

 

Repas de fin d’année

 

Le Comité Social et Économique (CSE) peut organiser un repas d’entreprise, soit en réservant dans un restaurant pour l’occasion ou directement dans les locaux en faisant appel à un service de traiteur. Cette deuxième option doit être choisie sous l’accord de l’employeur (Article L.4122-1 du Code du Travail). Cette initiative permet de créer un moment convivial de discussion et il peut permettre à l’employeur de partager ses vœux pour l’année à venir et ses remerciements pour les efforts et résultats de l’année passée. En effet, l’employeur peut offrir un repas à ses collaborateurs et peut profiter de ce moment pour distribuer une prime (rendement, de 13è mois, de productivité, d’assiduité, de présence) ou même des chèques cadeaux pour féliciter les réussites individuelles ou collectives au sein de l’entreprise. La prime de Noël est versée dans les 15 jours précédant Noël à certains bénéficiaires de minima sociaux. 

Le repas peut prendre la forme d’un buffet, d’un moment au restaurant, d’un apéritif-dinatoire, d’un afterwork ; l’objectif étant qu’il plaise au plus grand nombre et qu’il soit adapté à la culture de l’entreprise.

 

Ce repas doit généralement être prévu pendant le mois de décembre mais avant les vacances scolaires/fermeture de l’entreprise ou de services précis pour Noël afin d’éviter un trop grand nombre d’absences. Le jour et le moment du repas sont également à bien choisir : un repas organisé le midi sera plus apprécié pour des raisons de logistique (des salariés peuvent avoir des impératifs ou doivent être présents pour leurs enfants) en évita nt les jours comme le mercredi (certains salariés peuvent ne pas travailler pour garder leurs enfants) ou le vendredi (d’autres peuvent être absents, en télétravail ou terminer plus tôt).

 

Si le repas a lieu dans un restaurant réservé spécialement pour l’occasion, il est préférable d’en choisir un proche du lieu de travail pour éviter les déplacements de masse et la perte de temps sur la pause repas. Il est également recommandé d’avertir tous les salariés sur le déroulement du repas, sur le menu ou le service traiteur pour anticiper les problèmes d’allergie ou les effets de surprise qui peuvent parfois déstabiliser les employés (discours à prononcer, mise en avant d’un salarié en particulier devant tout le monde…etc.).

À noter : l’article R.4228-20 du Code du Travail stipule des conditions relatives à la consommation d’alcool en entreprise. L’employeur ou le CSE doivent donc faire attention au type d’alcool consommé pour rester dans la légalité. Le comité doit également vérifier son affiliation à une assurance couvrant ce genre d’événements, par son statut de personnalité civile responsable de dommages causés. Si l’événement à lieu à l’extérieur, le comité est responsable de tout accident causé à la suite d’une consommation d’alcool (Cour de cassation, chambre criminelle, 5 juin 2007, n°06-86.228).

Distribution de chèques cadeaux

 

La période de Noël étant combinée avec la fin de l’année, l’employeur peut ainsi profiter de cette opportunité pour remercier ses salariés en leur distribuant des chèques cadeaux. Cet avantage peut également être distribué à leurs enfants pour participer à leur achat de cadeaux de Noël sous la forme de chèques distribués aux plus grands enfants jusqu’à 16 ans ou de cadeau à choisir sur un catalogue de jeux et jouets.

 

Cette initiative est très courante en entreprise et ne permet pas seulement d’offrir un budget pour Noël, il sert également à récompenser les salariés dans le cas de bons résultats annuels. Cette démarche favorise le bien-être de l’employé qui se sent considéré et qui sera motivé pour l’année suivante.

 

Vous êtes élu CSE et souhaitez offrir des chèques cadeaux à vos salariés ? Avec la plateforme avantages Emile’s, bénéficiez de E-chèques Cadeaux spécialement dédiés aux entreprises qui souhaitent offrir à leurs salariés la liberté de choisir leurs propres cadeaux tout en bénéficiant d’une gestion simplifiée et d’une fiscalité avantageuse. Disponibles directement sur la plateforme Emile’s, ces E-Chèques cadeaux peuvent être utilisés pour accéder à des milliers d’offres éligibles. Ils couvrent une variété de choix, allant des E-cartes cadeaux pour du shopping varié qui permettent de satisfaire tous les goûts, à la billetterie pour des parcs d’attractions, des séances de cinéma, des concerts ou encore des événements sportifs, en passant par des loisirs à domicile comme des abonnements digitaux ou de la presse. Cela offre une flexibilité inégalée pour les salariés, leur permettant de profiter pleinement de leurs avantages en nature selon leurs préférences personnelles.

En plus, ils sont cumulables avec les subventions, avec les réductions CSE et utilisables à l’euro près, pour toujours plus d’économies !

 

Combiner cette distribution à une animation telle qu’un repas de fin d’année ou une réunion de bilan pour remercier les collaborateurs de vive voix est recommandé pour donner un côté plus humain, engagé et valorisation à cette distribution de chèques cadeaux.

 

Soirée de fin d’année

 

La soirée de fin d’année permet de cumuler plusieurs animations, le repas de fin d’année ainsi que la distribution de chèques cadeaux. Les salariés sont conviés à passer toute une soirée entre collaborateurs, souvent accompagnés de leurs familles

La soirée peut proposer un spectacle, des photos avec le Père-Noël, des animations de type karaoké, blind-test, une piste de danse accompagnée d’un buffet varié. Le CSE peut faire le choix d’organiser la fête de fin d’année dans les locaux en respectant les mêmes conditions que pour le repas en choisissant la date, l’heure, les prestataires et le service traiteur en amont et surtout en prenant en compte le budget dédié. Il est conseillé d’anticiper le type de restauration (tables, chaises, service ou tout simplement un buffet où les salariés viennent se servir debout), le nombre d’invités, leurs préférences alimentaires et leurs moyens de locomotion (un parking assez grand pour toutes les voitures). Dans le cadre d’une soirée organisée à l’extérieur de l’entreprise, ces informations pourront aider au choix de la salle, du traiteur et de la logistique (location de matériel).

 

Le CSE doit communiquer les informations d’invitation (bien que les salariés ne soient pas obligés d’y participer) par le type de communication choisi : affichage, mails, publication sur un espace de communication, invitations papier…etc.).

Comment animer un village de Noël ?

 

L’animation d’un village de Noël en entreprise peut transformer un espace de travail ordinaire en un lieu propice à la célébration des fêtes de fin d’année, tout en renforçant l’esprit d’équipe. Pour débuter, il est essentiel de choisir un lieu mais également un thème et de la décoration en fonction du budget du CSE et de l’objectif de ce village. La décoration doit en effet évoquer la magie de Noël : lumières scintillantes, sapins ornés, et guirlandes sont indispensables. Des thèmes populaires comme l’ambiance du  marché de Noël traditionnel, d’un hiver enneigé, ou encore d’un conte de Noël peuvent être des inspirations. Il peut ensuite être important de définir les zones principales du village, comme un espace pour les stands de nourriture et de boissons pour un goûter de Noël, une scène pour des spectacles et une zone pour les activités interactives telles que les ateliers de bricolage ou la photo avec le Père Noël.

 

Pensez également à inclure des éléments locaux ou des clins d’œil à la culture de l’entreprise pour personnaliser l’expérience et satisfaire les petits comme les grands. Enfin, la promotion de l’événement doit se faire en interne via des affichages ou un espace de communication mais peut également être étendue aux familles des employés. Organiser un tel événement nécessite une planification minutieuse, une coordination efficace, mais surtout un budget conséquent pour financer toutes les décorations, animations et les possibles buffets.

 

Comment organiser l’arbre de Noël ?

 

Quelles sont les étapes pour mettre en place un arbre de Noël ?

 

À l’occasion des fêtes de fin d’année et plus particulièrement la période de Noël, le Comité Social et Économique d’une entreprise peut organiser des animations à destination des salariés, leur permettant de passer un moment convivial entre collaborateurs ou même en famille. En effet, selon la taille de l’effectif de l’entreprise et dans le cadre de l’arbre de Noël, des animations comme des spectacles ou des concerts peuvent être proposés pour les salariés ou spécialement pour leurs enfants. Ainsi, les employés peuvent profiter d’un moment hors contexte de travail grâce à leur entreprise et profiter d’animations tout en partageant ces moments avec leurs collègues et leur famille.

 

L’arbre de Noël représente en effet une occasion pour les salariés de se découvrir et d’engager des discussions qui n’auraient jamais vu le jour sans cela. Des séances photo avec le Père Noël, des spectacles de marionnettes, de cirque ou de magie, des lectures de contes et bien d’autres peuvent être proposés pour un arbre de Noël réussi.

Le CSE doit donc veiller à respecter certaines étapes clés pour mettre en place le meilleur arbre de Noël : 

 

  • définir les objectifs : quel est le thème ? L’arbre de Noël est-il réservé aux employés seulement ? Sinon, faut-il prévoir des animations spécialement pour les enfants ?
  • délimiter le budget : le CSE possède-t’il les fonds disponibles pour les ASC ?
  • le choix du lieu : en interne au sein des locaux ou en extérieur en louant une salle dédiée.
  • la date et l’heure : le CSE doit trouver une date et une heure permettant au plus grand nombre de venir. Généralement, les mercredis après-midi ou les week-ends sont privilégiés, surtout pour les familles, mais certains peuvent ne pas vouloir se déplacer pendant leur temps libre. Une invitation en amont permet au CSE de s’organiser en estimant le nombre de participants grâce aux réponses.
  • le choix du prestataire : traiteur, dj, Père-Noël, serveurs, animateurs, maquilleurs…etc. Selon le type d’événement et d’animations proposées, le CSE doit pouvoir orchestrer toute l’organisation logistique.
  • la planification d’activités : chasse au trésor, karaoké, spectacle…etc.
  • trouver le matériel utile au bon déroulement de la cérémonie ou du discours : micro, enceinte, écran, projecteur, scène…etc.
  • la décoration des lieux : sapin(s) de Noël, fausse neige, guirlandes, lumières…etc.
  • l’achat des cadeaux choisis par les enfants des salariés sur un catalogue ou la commande des chèques cadeaux.

 

Combien cela coûte-t-il ?

 

Le coût d’un arbre de Noël peut varier suivant la logistique mise en place. Un événement comprenant un spectacle, un buffet, des animations, une distribution de cadeaux ou de la décoration et se déroulant dans une salle louée peut monter jusqu’à plusieurs milliers d’euros. Dans tous les cas, il est indispensable de définir un budget en amont et de présenter le projet à son employeur et aux salariés. Quel est le montant souhaité pour un arbre de Noël d’entreprise par salarié ? Quel est le nombre de tous les enfants ? Quels prestataires sont à rémunérer ? Combien coûte la location de la salle ? Combien de repas sont à prévoir ? Combien coûte un dj, un chanteur, un magicien, un groupe ? Faut-il faire appel à une personne extérieure pour être le Père-Noël ?

 

La location de la salle peut déjà aller de plusieurs centaines d’euros à un ou deux milliers ; le buffet ou repas peut coûter entre 25 et 30 euros par salarié, une animation peut être budgétisée au delà de 100€ et un intervenant peut demander à être payé également au delà d’un centaine d’euros.

Quel montant maximal le CSE peut-il donner pour Noël sans payer de charges ?

 

Quel budget est utilisé pour les fêtes de fin d’année ?

 

Ces événements étant reliés aux Activités Sociales et Culturelles (ASC) et bénéficiant uniquement aux salariés, seul le budget prévu à cet effet peut être utilisé pour financer les animations, prestataires, lieux, repas, matériels ou encore les chèques cadeaux. L’employeur peut néanmoins décider de prendre en charge l’événement à ses frais, comme le repas qui peut être offert aux salariés.

Le CSE doit donc veiller à respecter le budget dédié au ASC dont il dispose, en analysant sa situation financière et sa stratégie pour ne pas empiéter sur d’autres dispositifs prévus comme la distribution de chèques vacances ou culture, ou l’organisation d’un séminaire, d’un séjour ou d’un voyage CSE.

 

Comment être exonéré de charges ?

 

Lorsque le Comité Social et Économique (CSE) met en place des dispositifs liés aux Activités Sociales et Culturelles (ASC), il peut bénéficier d’une exonération de charges seulement s’ils sont pris en compte dans les événements listés par l’URSSAF

 

  • Mariage/Pacs
  • Naissance/Adoption
  • Fête des mères/pères
  • Noël
  • Rentrée des classes
  • Saint Nicolas/Sainte Catherine
  • Départ à la retraite

 

Les événements liés à Noël (distribution de chèques cadeaux ou avantages en nature pour cette occasion) peuvent donc faire bénéficier d’une exonération de charges pour l’employeur et le CSE. Par exemple, le repas de fin d’année, lorsqu’il est à la charge de l’employeur ou du CSE, est considéré comme un avantage en nature. Il peut donc bénéficier d’exonération  des cotisations sociales grâce à son affiliation aux événements URSSAF.

 

Les cadeaux ou bons d’achat versés par l’entreprise aux salariés ne doivent pas être considérés comme une rémunération à part entière et doivent respecter certaines conditions : 

  • leur valeur doit être inférieure au montant légal de 5 % du montant mensuel du plafond de la Sécurité sociale applicable par événement et par année civile (193€ en 2024).
  • leur distribution doit être réalisée lors d’événements particuliers comme les fêtes de Noël.
  • ils ne doivent pas prendre en compte l’ancienneté ou tout autre facteur discriminant.

 

En conclusion, l’organisation de fêtes de fin d’année en entreprise est une excellente occasion de renforcer les liens entre collègues et de célébrer les réussites de l’année. Que ce soit à travers la distribution de chèques cadeaux, l’organisation d’un repas convivial ou une soirée festive où les proches sont conviés, chaque option contribue à créer un moment mémorable pour tous les collaborateurs. Il est essentiel de planifier ces événements en tenant compte du coût, tout en maximisant les avantages fiscaux, tels que l’exonération de charges sur certains cadeaux aux employés. Les conseils pratiques, tels que le choix du type d’événement, des prestataires, l’organisation logistique et la satisfaction des attentes des salariés jouent un rôle crucial dans la réussite de ces fêtes. Les e-chèques cadeaux Emile’s sont une excellente option pour rendre les fêtes de fin d’année encore plus spéciales. Ils simplifient l’organisation pour le CSE en réduisant le besoin de gestion logistique complexe, mais ils maximisent aussi le plaisir des employés en leur donnant le pouvoir de choisir ce qui leur plaît le plus.