Le financement des fournitures CSE : une problématique complexe.
Le Comité Social et Économique (CSE) joue un rôle fondamental dans l’amélioration des conditions de travail et le bien-être des salariés au sein de l’entreprise. Cependant, pour permettre à ses élus d’exercer leurs fonctions, des moyens doivent leur être mis à disposition : local, formations, outils, logiciels et fournitures. Les salariés de l’entreprise ont également besoin de fournitures pour travailler et parmi les interrogations fréquentes figure la possibilité pour le CSE de prendre en charge le financement de ces fournitures et notamment de biens moins nécessaires mais souvent appréciés qui agissent sur les conditions de travail comme le café, les journaux ou d’autres articles de consommation courante. Mais comment sont financées ces fournitures ? Le CSE prend-il en charge les fournitures des salariés ? Comment finance-t-il ses propres fournitures ? Dans cet article, nous plongerons au cœur de cette problématique complexe en examinant en détail les possibilités et les limites en matière de financement des fournitures par et pour le CSE.
Les fournitures du CSE
Dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions, les élus du Comité Social et Économique (CSE) doivent pouvoir bénéficier de moyens mis à leur disposition, comme un local, un ou plusieurs ordinateurs accompagnés de logiciels notamment de comptabilité ou administratifs pour le trésorier le secrétaire du CSE ; ainsi que des fournitures de bureau : carnets, stylos, imprimantes, calculatrices, classeurs, post-its, agrafes…etc. La loi met à disposition du CSE des moyens matériels à la charge de l’employeur, surtout lorsqu’ils sont jugés nécessaires au bon fonctionnement de ce dernier.
L’employeur peut financer ces moyens par l’intermédiaire d’une subvention nommée le budget de fonctionnement ou par sa propre contribution. La circulaire ministérielle d’application de ces dispositions légales énonce que les frais de fonctionnement sont à la charge du comité, sur sa subvention de fonctionnement (documentation, papeterie, frais d’abonnement et de communications téléphoniques).
Ces fournitures sont donc essentielles au bon fonctionnement du CSE, permettant aux élus désignés par un vote lors des élections professionnelles comme le secrétaire et le trésorier de rédiger les procès-verbaux, d’archiver les documents officiels, de gérer les comptes, d’afficher les comptes-rendus, de faire des recherches pour des événements, avantages ou projets à destination des salariés ; ou même de prendre des notes pendant les réunions.
Avoir accès à des ressources adéquates permet donc au CSE de maintenir une communication fluide et efficace, de gérer la trésorerie (gestion des comptes, plan prévisionnel des coûts et achats, analyse de la situation financière du comité, paiement des fournisseurs, rédaction des comptes-rendus financiers), de gérer l’administratif et d’assurer une mise en place de projets pour améliorer les conditions de travail des employés, renforçant ainsi le bien-être au travail et contribuant à une meilleure ambiance générale au sein de l’entreprise. Bien qu’elles représentent un certain coût, le financement de ces fournitures est donc un investissement direct dans le capital humain de l’entreprise.
Le budget de fonctionnement du CSE
Financer le fonctionnement du CSE
Le CSE dispose d’un budget de fonctionnement alloué par l’entreprise par l’intermédiaire d’une subvention. Il est obligatoire dans les entreprises de plus de 50 salariés. Conformément à l’article L2315-61 du Code du Travail, ce budget a pour vocation de couvrir les dépenses liées aux activités du CSE et uniquement de celui-ci, telles que les réunions, les formations des élus, la communication, les expertises ou encore les frais de déplacement. Son montant est généralement calculé en pourcentage de la masse salariale de l’entreprise (Article L2315-61 du Code du Travail), ce qui signifie qu’il peut varier considérablement d’une entreprise à l’autre :
- 0,20 % de la masse salariale brute dans les entreprises de 50 à 1 999 salariés
- 0,22 %dans les entreprises d’au moins 2 000 salariés
Ce budget nommé “de fonctionnement” définit entièrement son utilisation, qui doit se limiter à l’exercice des fonctions des représentants du CSE et au bon fonctionnement du CSE. Ainsi, toute mesure ou dépense liée aux Activités Sociales et Culturelles (ASC), à destination des salariés ne peut être financée par le budget de fonctionnement.
Les dépenses éligibles au budget de fonctionnement
La question qui se pose alors est de savoir si ce budget peut être utilisé pour financer les fournitures du CSE, et si oui, dans quelle mesure. Pour répondre à cette question, il est essentiel de comprendre quelles sont les dépenses éligibles au budget de fonctionnement du CSE.
Comme énoncé plus haut, seules les dépenses bénéficiant aux élus du CSE et leur permettant d’exercer leurs fonctions peuvent être prises en charge par le budget de fonctionnement : formations, logiciels, outils (ordinateurs, fournitures de bureau par exemple), abonnement internet, salaires liés au fonctionnement du CSE si le comptable est un prestataire par exemple, frais liés aux expertises, frais de déplacements et hébergements des élus hors réunions du CSE. Ainsi, les fournitures du CSE étant indispensables à l’exercice des fonctions des élus et ainsi au bon fonctionnement du comité, elles peuvent être prises en charge par le budget de fonctionnement. Également, des dépenses liées à la communication sont prises en charge par ce budget. Cela peut englober les coûts liés à la création et à la distribution de bulletins d’information, aux systèmes de communication interne qui peuvent nécessiter des fournitures spéciales pour leur création.
Les fournitures à destination des salariés pour améliorer leur conditions de travail
Les fournitures de bureau sont cruciales pour la productivité et le bien-être des salariés, influençant directement leur confort et leur efficacité au travail. En général et dans la plupart des entreprises, c’est à l’employeur de financer tout le matériel indispensable pour les salariés : bureaux, ordinateurs, papeterie, stylos,…etc. Cependant, si les salariés souhaitent bénéficier de fournitures leur permettant d’améliorer leurs conditions, s’ils ont des demandes particulières (sans qu’elles ne soient nécessaires pour leur santé, leur sécurité ou la réalisation de leurs missions), ou si l’entreprise souhaite développer son projet RSE, le Comité Social et Économique (CSE) de l’entreprise peut les financer.
Cela passe par des équipements de bureau plus ergonomiques comme des chaises ajustables, bureaux à hauteur variable, supports pour moniteurs et des repose-poignets ou pieds ; des fournitures de bureau standard comme les papiers, stylos, ciseaux, agrafeuses, et autres petites fournitures sont des indispensables qui doivent être facilement accessibles pour maintenir une efficacité quotidienne et éviter les frustrations inutiles ; les solutions de stockage comme des classeurs, des étagères et des armoires de rangement aident à maintenir un environnement de travail organisé, ce qui réduit le stress et augmente l’efficacité.
Également, les fournitures pour les pauses ne sont pas à oublier, car très appréciées par les salariés et impactant leur satisfaction en entreprise : les machines à café, les bouilloires, micro-ondes et les réfrigérateurs qui contribuent à des pauses détendues et sont essentielles pour le bien-être mental et la cohésion de l’équipe.
Ces fournitures ne sont pas seulement des outils fonctionnels ; elles jouent un rôle essentiel dans la création d’un environnement de travail accueillant et confortable, ce qui peut considérablement améliorer la satisfaction et la productivité des employés. En investissant dans des fournitures de qualité et bien pensées, les entreprises peuvent démontrer leur engagement envers le bien-être de leurs employés, renforçant ainsi le moral et la satisfaction des équipes.
Le budget des Activités Sociales et Culturelles (ASC)
Un budget dédié aux avantages des salariés
Lorsque l’employeur verse une subvention au Comité Social et Économique (CSE) pour le budget de fonctionnement, il peut également décider d’en verser une pour les Activités Sociales et Culturelles (ASC). Cette contribution doit être actée par un accord d’entreprise et s’il n’en existe pas, elle ne peut pas être inférieure au montant de l’année précédente. Tout comme le budget de fonctionnement, elle doit prendre en compte la masse salariale au sein de l’entreprise. La subvention doit être à hauteur de 0,8% de la masse salariale brute. L’employeur n’a pas d’obligation concernant le versement de cette contribution si aucun budget ASC n’a été fixé auparavant et s’il n’y a aucun accord d’entreprise.
Le budget des Activités Sociales et Culturelles (ASC) permet au CSE de financer des avantages visant à améliorer le pouvoir d’achat et le bien-être des employés. Ainsi, ces derniers peuvent avoir accès à des réductions, des offres, des voyages organisés par le CSE à prix remisés, des événements de cohésion ou même des services comme une cantine d’entreprise, un accès à une crèche, des aides et accompagnements financiers, de formation…etc. Que le projet du CSE soit une activité, des services ou des réductions, cela englobe donc la participation à de meilleures conditions de travail, la préservation de la santé et de la sécurité des employés, l’organisation d’activités sociales et culturelles, ainsi que la formation professionnelle.
Toutes mesures visant à améliorer les conditions de travail des salariés doivent être financées par le budget des Activités Sociales et Culturelles. Pour choisir le meilleur budget et ne pas faire d’erreurs, évitant ainsi les délits d’entrave, les élus de la délégation du personnel du CSE doivent se poser les questions suivantes : cette dépense concerne-t-elle les salariés ? Ou le bon fonctionnement du CSE et des missions des élus ?
Le financement des fournitures des salariés par le CSE
En ce qui concerne le financement des fournitures de l’entreprise par le Comité Social Économique (CSE) avec le budget des Activités Sociales et Culturelles, plusieurs éléments doivent être pris en compte. Quelle est la nature de leur usage ? À qui bénéficient-elles ? Sont-elles essentielles ? Qu’apportent-elles aux salariés ? Agissent-elles sur l’amélioration des conditions de travail et du bien-être ?
Le CSE peut tout d’abord envisager de financer les fournitures utilisées collectivement par les salariés. Cette participation a pour objectif de contribuer au bien-être et au confort au sein de l’entreprise. Il peut s’agir du café, des boissons, des journaux, des magazines, et d’autres articles similaires. L’idée est que ces fournitures contribuent à la création d’un environnement de travail agréable pour l’ensemble des employés.
Dans d’autres cas, le financement des fournitures destinées à un usage exclusif des salariés peut être envisagé, à condition que cela soit jugé nécessaire pour améliorer les conditions de travail ou le bien-être des employés. Par exemple, l’achat de matériel de bureau spécifique ou d’articles de confort individuels peut être justifié si cela contribue à améliorer la productivité et le bien-être des employés : double-écran, tapis de souris ergonomiques, repose-pieds…etc.
Il est important de rappeler que le financement de ces fournitures par le CSE est soumis aux limites financières de son budget dédié aux Activités Sociales et Culturelles. Les dépenses doivent également rester raisonnables et proportionnées aux ressources disponibles du CSE, en laissant de la trésorerie pour d’autres avantages comme les réductions ou les événements ou activités organisés par le comité. Il est essentiel d’éviter les dépenses excessives qui pourraient mettre en péril d’autres activités essentielles au bien-être des salariés ou très appréciées par ces derniers.
Enfin, les dispositions légales et fiscales en vigueur concernant le financement des fournitures par le CSE doivent être respectées par les élus de la délégation du personnel. Les réglementations spécifiques doivent être consultées, comme l’interdiction d’utiliser le budget de fonctionnement pour ce type de financement. Il convient de se conformer aux obligations légales et fiscales applicables ou de se référer à toute personne spécialisée pour éviter tout litige ou problème futur. En effet, selon l’article 314-1 du Code Pénal, l’utilisation du budget de fonctionnement peut être puni pour abus de confiance : « L’abus de confiance est le fait par une personne de détourner, au préjudice d’autrui, des fonds, des valeurs ou un bien quelconque qui lui ont été remis et qu’elle a accepté à charge de les rendre, de les représenter ou d’en faire un usage déterminé. L’abus de confiance est puni de trois ans d’emprisonnement et de 375 000 euros d’amende ». C’est lors des contrôles par l’URSSAF que le CSE peut s’exposer à un redressement.
Bien gérer le financement des fournitures
Transparence et communication
Quelle que soit la décision prise en matière de financement des fournitures de l’entreprise par le CSE, la transparence et la communication sont des éléments essentiels. Les décisions doivent être prises collectivement lors d’une réunion, en tenant compte des besoins et des priorités des employés, tout en veillant à une utilisation responsable et équitable des ressources du CSE. Il est primordial de faire preuve de transparence envers les employés pour expliquer les décisions prises par le CSE en ce qui concerne le financement des fournitures. Les employés sont dans leur droit de comprendre les raisons qui motivent ces décisions et d’être informés des avantages qu’ils en retireront.
Il est important de noter que chaque situation est unique, et que les décisions du CSE doivent être prises au cas par cas en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise et de ses salariés. Le rôle du CSE est de veiller à la préservation du bien-être des employés et à l’amélioration de leurs conditions de travail, tout en respectant les contraintes budgétaires et légales qui s’appliquent pour éviter les risques et une potentielle situation de crise.
Rester vigilant sur l’utilisation du budget du CSE
Pour bien gérer le financement des fournitures par le CSE, et éviter tout risque le meilleur conseil reste la vigilance et la connaissance des règles en matière d’utilisation du budget du CSE. Il est crucial pour les membres du Comité Social et Économique (CSE) d’être responsables vis-à-vis des ressources employées, d’où la présence indispensable d’un trésorier du CSE. Une surveillance rigoureuse du budget aide tout d’abord à prévenir les dérapages financiers, à garantir l’équité dans la répartition des fonds entre les différentes activités et les besoins en fournitures, mais surtout à ne pas faire d’erreur et risquer un délit. Chaque euro dépensé doit donc être clairement justifié, que ce soit pour améliorer les conditions de travail, former les membres du CSE, ou enrichir la vie sociale de l’entreprise.
En conclusion, il est essentiel de prêter une attention particulière à la méthode de financement des fournitures au sein de l’entreprise, notamment pour le Comité Social et Économique (CSE). Il est important de distinguer deux types de fournitures : celles destinées au fonctionnement du CSE et celles destinées aux salariés. Les premières doivent être financées par le budget de fonctionnement du CSE, ce qui inclut tout ce qui est nécessaire pour que les élus puissent exercer leurs missions représentatives. Les secondes, en revanche, qui sont destinées directement aux salariés et comprennent les activités sociales et culturelles, doivent être financées par le budget alloué spécifiquement à ces activités. Cette distinction est cruciale car elle reflète l’intérêt ciblé soit pour les représentants du CSE, soit pour l’ensemble des salariés de l’entreprise. Une gestion rigoureuse et transparente de ces budgets permet de garantir que les ressources sont utilisées de manière éthique et efficace, maximisant ainsi le bien-être des salariés et la performance du CSE.
