Lorsqu’une entreprise doit mettre en place ou renouveler son CSE, les élections professionnelles ne permettent pas toujours de désigner des représentants du personnel. En l’absence de candidatures, notamment après les deux tours du scrutin, l’employeur doit alors établir un procès-verbal de carence du CSE. Ce document officiel constate que le comité n’a pas pu être constitué ou renouvelé malgré l’organisation de la procédure électorale. Dans quels cas faut-il rédiger un PV de carence ? Qui doit le remplir, quel Cerfa utiliser et quels délais respecter ? Cet article présente les règles à connaître, les formalités à accomplir et les conséquences pratiques et juridiques de l’absence de CSE.
Qu’est-ce qu’un PV de carence du CSE ?
Définition du procès-verbal de carence
Un procès-verbal de carence du CSE est un document officiel qui constate que le CSE n’a pas pu être mis en place ou renouvelé à l’issue des élections professionnelles. De manière générale, un procès-verbal sert à consigner officiellement une situation, un événement ou le résultat d’une procédure. Dans le cadre des élections du CSE, il permet donc d’attester qu’aucun représentant du personnel n’a pu être élu et que l’entreprise ne dispose pas de comité à l’issue du processus électoral.
La carence ne doit toutefois pas être confondue avec une dispense d’organiser les élections. L’employeur ne peut pas simplement établir un PV au motif qu’aucun salarié ne semble intéressé par un mandat. Il doit d’abord engager et mener la procédure électorale conformément aux règles applicables. Le procès-verbal intervient seulement lorsque cette procédure n’a effectivement pas permis de constituer ou de renouveler le CSE.
Quelle est la valeur juridique de ce document ?
Le PV de carence ne crée pas la carence du CSE : il la constate officiellement. Accompagné des justificatifs appropriés, le document peut notamment contribuer à démontrer que l’employeur a informé les salariés de l’organisation des élections, établi un calendrier, accompli les formalités requises et organisé les opérations électorales. Il permet également de constater qu’en dépit de ces démarches, aucun siège n’a pu être attribué.
Cette fonction probatoire est importante lorsqu’un salarié, une organisation syndicale ou l’administration souhaite vérifier pourquoi l’entreprise ne dispose pas de CSE.
La présence d’un procès-verbal ne régularise pas automatiquement une procédure électorale défaillante. Si les salariés n’ont pas été correctement informés, si les organisations syndicales n’ont pas été invitées alors qu’elles auraient dû l’être ou si le calendrier électoral n’a pas été respecté, le seul fait d’avoir rempli un PV de carence ne suffit pas à sécuriser la situation.
Dans quels cas faut-il établir un PV de carence du CSE ?
Lorsque le CSE ne peut pas être mis en place
Si la procédure électorale ne permet d’élire aucun représentant, notamment en raison d’une absence de candidatures, le CSE ne peut pas être constitué. L’employeur doit alors établir un PV de carence afin d’officialiser la situation.
Lorsque le CSE ne peut pas être renouvelé
Le même principe s’applique à la fin du mandat des élus. L’employeur doit organiser de nouvelles élections afin d’assurer le renouvellement du comité. Si aucun représentant ne peut être désigné à l’issue de cette procédure, un PV de carence doit être établi. Il permet de justifier pourquoi l’entreprise ne dispose plus de CSE après l’expiration des anciens mandats.
Lorsqu’aucun candidat ne se présente aux deux tours
Il s’agit du cas de carence le plus fréquent. L’absence de liste au premier tour ne permet pas toujours de mettre immédiatement fin aux élections. Un second tour doit être organisé dans les conditions prévues par le Code du travail, notamment pour permettre la présentation de candidatures non syndicales. Si aucun candidat ne se présente aux deux tours et qu’aucun siège ne peut être attribué, l’employeur établit un PV de carence pour tous les collèges concernés.
- À retenir : l’absence de candidatures au seul premier tour ne permet pas nécessairement de clore les élections. Le second tour doit être organisé lorsque les règles électorales l’imposent.
Que se passe-t-il si certains sièges seulement restent vacants ?
Lorsque certains sièges sont pourvus et que d’autres restent vacants, il ne s’agit pas forcément d’une carence totale. Les résultats des élections doivent simplement faire apparaître les sièges qui n’ont pas pu être attribués. En cours de mandat, l’employeur doit organiser des élections partielles lorsqu’un collège électoral n’est plus représenté ou lorsque le nombre de titulaires est réduit de moitié ou davantage. Cette obligation ne s’applique toutefois pas si la situation intervient moins de six mois avant la fin des mandats.
PV de carence et PV de réunion du CSE : quelles différences ?
Le PV de carence électorale ne doit pas être confondu avec le procès-verbal rédigé à l’issue d’une réunion du CSE. Bien que ces documents portent tous les deux le nom de « procès-verbal », ils n’ont ni le même objet ni le même auteur.
- Le PV de carence concerne les élections professionnelles. Il est établi par l’employeur lorsque le CSE n’a pas pu être constitué ou renouvelé. Il atteste donc de l’absence d’instance représentative à l’issue du processus électoral.
- Le PV de réunion, à l’inverse, suppose qu’un CSE existe et qu’une réunion du comité a eu lieu.
Quelle règle s’applique dans les entreprises de 11 à 20 salariés ?
Si aucun salarié ne se porte candidat dans les 30 jours suivant l’information sur les élections, l’employeur n’a pas à inviter les syndicats à négocier le protocole préélectoral.
Cette dispense ne met pas fin à la procédure. L’employeur doit poursuivre les élections et constater la carence uniquement à leur issue.
Qui doit rédiger le PV de carence et à quel moment ?
Le PV de carence est rédigé par l’employeur
Il ne faut pas confondre le PV de carence électorale avec le procès-verbal d’une réunion du CSE. Lorsque le comité existe, le secrétaire du CSE est généralement responsable de la rédaction des PV de réunion. En revanche, lorsque les élections n’ont pas permis de mettre en place ou de renouveler le CSE, c’est à l’employeur d’établir le PV de carence. Ce document lui permet de constater officiellement qu’aucun représentant n’a pu être élu à l’issue de la procédure.
À quel moment le document doit-il être établi ?
Le PV doit être rédigé lorsque la carence est définitivement constatée. Dans le cas le plus fréquent, celui d’une absence totale de candidatures, il est établi à l’issue du second tour, lorsqu’aucun siège n’a pu être attribué. L’absence de candidat au premier tour ne suffit pas toujours à constater la carence, puisque l’employeur peut encore être tenu d’organiser un second tour.
Qui signe le PV ?
Le formulaire Cerfa doit être complété et signé conformément aux indications qui y figurent. Avant sa transmission, l’employeur doit vérifier que toutes les informations sont cohérentes, notamment les dates des deux tours, les collèges électoraux concernés, les sièges à pourvoir et la date de signature.
Comment rédiger un PV de carence conforme ?
Constituer un dossier de preuves
Un PV de carence fiable ne repose pas uniquement sur le formulaire rempli. L’employeur doit pouvoir prouver que la procédure électorale a bien été menée. Il est donc recommandé de réunir la preuve de l’information des salariés, les invitations adressées aux syndicats lorsqu’elles étaient obligatoires, le calendrier électoral, les listes électorales, les modalités de vote et les éléments attestant l’absence de candidatures.
Pour faciliter leur conservation, ces documents peuvent être classés dans un dossier numérique unique, organisé par date et par étape de l’élection.
Utiliser le formulaire Cerfa 15248*06
En cas d’absence de candidatures aux deux tours pour l’ensemble des collèges, l’employeur doit utiliser le Cerfa 15248*06. Ce formulaire officiel standardise les informations nécessaires et limite les risques d’oubli. Il est mis à disposition par le ministère du Travail et par Service-Public.
Quelles erreurs éviter ?
La première erreur consiste à établir le PV dès le premier tour, alors qu’un second tour doit encore être organisé. Le Cerfa 15248*06 est réservé aux situations dans lesquelles la carence de candidatures est constatée aux deux tours. Il ne doit pas non plus être utilisé pour constater l’absence d’élus à une réunion ou l’annulation d’une séance. Il concerne uniquement la carence électorale pour l’ensemble des collèges. Enfin, le PV doit donc correspondre au calendrier électoral et être conservé avec toutes les preuves de la procédure.
Quels délais et formalités faut-il respecter ?
Informer les salariés avec une date certaine
Une fois établi, le PV de carence doit être porté à la connaissance des salariés par un moyen permettant de dater précisément l’information. L’employeur peut, par exemple, utiliser un courriel collectif horodaté, une publication sur l’intranet conservant un historique ou un affichage accompagné d’une preuve datée. Aucun mode de diffusion unique n’est imposé.
Transmettre le PV à l’inspection du travail sous quinze jours
L’employeur doit transmettre le PV de carence à l’agent de contrôle de l’inspection du travail dans un délai de quinze jours. L’envoi doit également permettre de donner une date certaine à la transmission. Il est donc recommandé de conserver l’accusé de réception, la confirmation de dépôt ou tout autre justificatif permettant de prouver la date de l’envoi.
Transmettre le Cerfa au CTEP
Le Cerfa rempli et signé doit également être transmis au Centre de traitement des élections professionnelles, ou CTEP. Cette démarche peut être effectuée par voie postale ou grâce au service de saisie et de transmission en ligne proposé par le ministère du Travail.
En cas de transmission dématérialisée, le CTEP adresse normalement une copie des PV à l’inspection du travail. Toutefois, en présence d’une carence totale, l’employeur doit lui-même transmettre une copie du document à l’inspection.
Archiver le dossier électoral
Le PV de carence doit être conservé avec les autres pièces de la procédure : calendrier électoral, communications adressées aux salariés, invitations syndicales, preuves de l’absence de candidatures et justificatifs de transmission. Réunir ces éléments dans un même dossier permet de démontrer plus facilement la régularité des démarches en cas de contrôle ou de contestation.
Quels sont les avantages du PV de carence pour l’entreprise ?
Prouver que la procédure électorale a bien été engagée
Le PV de carence constitue une trace officielle des démarches réalisées par l’employeur. Associé aux autres justificatifs du dossier électoral, il permet de montrer que les salariés ont été informés, que les élections ont été organisées et qu’aucun représentant n’a pu être désigné. Il aide ainsi à démontrer que l’absence de CSE ne résulte pas d’une volonté de l’employeur d’empêcher sa mise en place, mais de l’échec de la procédure électorale.
Réduire le risque de contestation ou de délit d’entrave
Un PV de carence correctement établi contribue à sécuriser la situation de l’entreprise. Il ne protège toutefois l’employeur que si les élections ont elles-mêmes été organisées dans des conditions régulières. L’entrave à la constitution du CSE ou à la libre désignation de ses membres est punie d’un an d’emprisonnement et de 7 500 euros d’amende. L’entrave au fonctionnement régulier du comité est sanctionnée par une amende de 7 500 euros.
Justifier l’absence de consultation du CSE
Certaines procédures imposent à l’employeur de consulter le CSE. Lorsque le comité n’a pas pu être constitué, le PV de carence permet de justifier cette absence de consultation. C’est notamment le cas en matière de licenciement économique. Dans une entreprise soumise à l’obligation de mettre en place un CSE, la procédure est irrégulière si le comité n’existe pas et qu’aucun PV de carence n’a été établi. Le salarié concerné peut alors obtenir une indemnité au moins égale à un mois de salaire brut.
Quelles sont les limites du PV de carence ?
Il ne remplace pas les élections partielles
Lorsqu’un CSE existe déjà et que certains sièges deviennent vacants, il ne faut pas établir automatiquement un nouveau PV de carence totale. Des élections partielles doivent notamment être organisées lorsqu’un collège électoral n’est plus représenté ou lorsque le nombre de titulaires est réduit de moitié ou plus, sauf si cette situation intervient moins de six mois avant la fin des mandats.
Il ne dispense pas définitivement d’organiser des élections
Le PV de carence constate une situation à un moment donné, mais il ne dispense pas durablement l’entreprise de mettre en place un CSE. Un salarié ou une organisation syndicale peut demander l’organisation de nouvelles élections. L’employeur doit alors engager la procédure dans le mois suivant la réception de la demande. Toutefois, lorsqu’un PV de carence a déjà été établi, cette demande ne peut intervenir qu’après un délai de six mois.
Quelles sont les conséquences d’une carence du CSE ?
L’entreprise ne dispose d’aucun représentant élu
En cas de carence, l’entreprise ne dispose d’aucun élu pour représenter collectivement les salariés. Elle perd donc un interlocuteur privilégié pour faire remonter leurs demandes, échanger avec la direction et rendre les avis prévus par le Code du travail.
Certaines consultations ne peuvent pas être menées normalement
L’absence de CSE peut compliquer les projets pour lesquels son information ou sa consultation est obligatoire, par exemple certaines procédures de licenciement économique. Les réunions du comité permettent en effet à l’employeur de remplir différentes obligations d’information et de consultation.
Foire aux questions
Qui doit rédiger le PV de carence du CSE ?
Le PV de carence électorale est établi par l’employeur lorsque les élections n’ont pas permis de mettre en place ou de renouveler le CSE. Il ne doit pas être confondu avec le PV de réunion, rédigé sous la responsabilité du secrétaire du comité.
Le PV de carence est-il obligatoire ?
Oui, lorsque le CSE n’a pas pu être constitué ou renouvelé à l’issue de la procédure électorale. L’employeur doit ensuite informer les salariés et transmettre le document à l’inspection du travail.
Faut-il organiser un second tour en l’absence de candidat ?
L’absence de candidat au premier tour ne permet pas de constater immédiatement une carence totale. Lorsque les règles électorales l’exigent, l’employeur doit organiser un second tour avant d’établir le PV de carence.
Combien de temps un PV de carence est-il valable ?
Le PV constate le résultat d’une procédure électorale à un moment donné. Il ne dispense pas définitivement l’entreprise d’organiser de nouvelles élections. Un salarié ou un syndicat peut en faire la demande, dans le respect du délai applicable après l’établissement d’un PV de carence.
Le PV de carence du CSE permet de constater officiellement qu’aucun représentant du personnel n’a pu être élu malgré l’organisation des élections professionnelles. Pour être valable et utile, il doit intervenir au terme d’une procédure régulière, être correctement rempli, transmis dans les délais et conservé avec l’ensemble des justificatifs.
Ce document ne remplace ni les élections ni les obligations de l’employeur, mais il contribue à sécuriser la situation de l’entreprise et à expliquer l’absence de CSE. Lorsque le CSE peut être constitué, ses élus peuvent ensuite s’appuyer sur des solutions comme Emile’s pour proposer aux salariés des avantages, de la billetterie et des offres à tarifs négociés.
