Depuis la réforme du Code du travail issue des ordonnances Macron de 2017, le CSE regroupe les anciennes instances représentatives du personnel (délégués du personnel, CE et CHSCT) et devient l’interlocuteur privilégié sur les sujets touchant à la vie des salariés. Pour garantir un processus électoral de ses élus équitable et conforme à la législation, une phase préparatoire incontournable s’impose : la négociation du protocole d’accord préélectoral (PAP).
Mais que contient réellement ce protocole ? Qui peut y participer ? Quelles sont les règles à respecter et les étapes à suivre ? Trop souvent méconnu, le PAP est pourtant un document fondamental qui encadre l’ensemble des règles d’organisation des élections professionnelles.
Nous vous proposons un guide complet et structuré pour tout comprendre de ce document central : de sa définition juridique à sa signature, en passant par ses clauses obligatoires et ses enjeux pratiques. Que vous soyez dirigeant, représentant syndical ou élu du personnel, cette lecture vous permettra d’aborder la mise en place du CSE avec sérénité et conformité.
Qu’est-ce que le protocole d’accord préélectoral CSE (PAP) ?
Le protocole d’accord préélectoral, plus couramment appelé PAP, est un document juridique fondamental dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles au sein d’une société. Il marque le point de départ du processus destiné à mettre en place ou à renouveler le Comité Social et Économique (CSE).
Une étape incontournable du calendrier électoral
Avant toute désignation du bureau du CSE, la législation impose à l’employeur d’engager une phase de négociation avec les organisations syndicales. Elle donne lieu à la rédaction du PAP, qui constitue une étape préalable obligatoire dans l’organisation du scrutin.
Un cadre juridique pour les élections professionnelles
Le PAP a pour objectif de définir les règles précises qui vont encadrer l’organisation du scrutin. Il s’agit d’un document essentiellement bilatéral ou multilatéral dans certaines circonstances, négocié entre l’employeur et les organisations syndicales habilitées. Son contenu est encadré par le Code du travail et son respect conditionne la validité du scrutin. Il garantit le respect des principes d’égalité, de représentativité et de légalité.
Les éléments encadrés par le protocole d’accord préélectoral CSE
Le protocole d’accord préélectoral permet d’abord de fixer la répartition du personnel entre les différents collèges électoraux, en tenant compte des catégories socioprofessionnelles présentes dans l’organisation. Ensuite, il établit la répartition des sièges à pourvoir entre ces collèges, en fonction du nombre de salariés et de la structure de l’effectif. Enfin, le PAP détermine les termes et dispositions d’organisation du vote, qu’il s’agisse de fixer les dates des tours de scrutin, de prévoir le recours électronique ou par correspondance, ou encore de préciser les conditions de participation des salariés travaillant en horaires décalés ou isolés.
Une condition de validité du processus d’accord préélectoral CSE
Sans protocole d’accord préélectoral formellement adopté, il n’est pas possible de mener des élections professionnelles régulières. Toute irrégularité dans son élaboration peut entraîner la contestation, voire l’annulation du scrutin par un juge.r dapibus leo.
Dans quelles circonstances le PAP intervient-il ?
Une obligation liée au franchissement du seuil légal
Le CSE devient obligatoire dès lors que l’entreprise franchit, pour la première fois, le seuil d’au moins 11 salariés pendant une période continue de 12 mois. C’est à partir de ce moment que le processus doit être enclenché, en commençant par la signature du PAP avec les organisations syndicales.
Le renouvellement périodique du CSE
Même en l’absence de variation d’effectifs, le protocole d’accord préélectoral est également requis à chaque échéance électorale. En effet, le mandat des membres du CSE a une durée maximale de quatre ans. Avant l’expiration de ce mandat, l’employeur doit organiser de nouvelles élections. Ce renouvellement passe, là encore, par la rédaction d’un nouveau PAP, adapté au contexte, aux effectifs actuels et aux règles éventuellement modifiées.
Une étape préalable au déroulement des élections
Le PAP précède obligatoirement le premier tour des élections professionnelles. Il doit être négocié et conclu suffisamment en amont pour permettre l’organisation matérielle du scrutin, l’élaboration des listes électorales et la présentation des candidatures par les syndicats.
Qui négocie et signe le protocole d’accord préélectoral CSE ?
La discussion autour du protocole d’accord préélectoral repose sur un principe de dialogue social encadré juridiquement, qui associe l’employeur et les organisations syndicales habilitées à intervenir.
Les acteurs habilités à négocier le protocole d’accord préélectoral CSE
La participation à la négociation du PAP n’est pas ouverte à tous. Seuls certains syndicats, répondant à des critères légaux précis, peuvent prendre part aux discussions. Ces critères visent à assurer la légitimité des participants et à favoriser un dialogue représentatif des intérêts des collaborateurs. Ainsi, doivent être associés à l’entrevue :
Les syndicats représentatifs dans l’entreprise
Ce sont ceux qui remplissent les conditions légales de représentativité, à savoir notamment l’audience électorale d’au moins 10 % lors des dernières élections professionnelles, le respect des valeurs républicaines, l’indépendance, la transparence financière, ainsi qu’une ancienneté minimale de deux ans.
Les syndicats disposant d’une section syndicale dans l’entreprise
Même s’ils ne sont pas encore représentatifs au sens strict, les syndicats ayant créé une section syndicale dans l’entreprise peuvent participer à la négociation du PAP. Cette disposition permet de garantir la pluralité syndicale au sein des échanges préparatoires.
Les syndicats affiliés à une organisation représentative au niveau national et interprofessionnel
Les syndicats non représentatifs localement mais qui appartiennent à une confédération reconnue au niveau national (comme la CFDT, la CGT, FO, la CFE-CGC ou la CFTC) ont également le droit de prendre part aux débats.
Les syndicats légalement constitués depuis au moins deux ans
Un syndicat peut également participer aux négociations du PAP s’il est constitué depuis au moins deux ans, respecte les valeurs républicaines et possède un champ professionnel et géographique couvrant l’établissement concerné.
Les conditions d’adoption du protocole : la règle de la double majorité
La validité du protocole d’accord préélectoral repose sur l’obtention d’une double majorité, exigence spécifique prévue par le Code du travail. Cette double exigence permet de s’assurer que l’accord est largement accepté par les représentants syndicaux, tant en nombre qu’en influence.
Le PAP doit d’abord être approuvé par l’ensemble des syndicats représentatifs dans l’entreprise ayant obtenu la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles.
En complément, il est également nécessaire que le protocole soit signé par la majorité des syndicats présents à la table des négociations, qu’ils soient représentatifs ou non. Cette seconde condition vise à élargir le consensus et à inclure les organisations syndicales émergentes ou non majoritaires.
Quelles sont les clauses obligatoires et facultatives du PAP ?
Le protocole d’accord préélectoral comporte un certain nombre de clauses obligatoires, imposées par la loi, auxquelles peuvent s’ajouter des clauses facultatives, négociées entre les parties pour adapter le dispositif aux spécificités de l’entreprise.
Clauses obligatoires
La répartition du personnel dans les collèges électoraux
Le PAP doit déterminer la manière dont les salariés sont répartis dans les collèges électoraux, généralement organisés en deux catégories : les ouvriers/employés d’une part, et les cadres/agents de maîtrise de l’autre. Cette répartition repose sur les classifications professionnelles de l’entreprise.
La répartition des sièges entre les catégories de personnel
En lien avec la composition des collèges, le protocole fixe également la répartition du nombre de sièges à pourvoir pour chaque collège. Cette répartition doit refléter le poids démographique de chaque catégorie au sein de l’entreprise, sur la base des effectifs établis.
La proportion femmes/hommes dans chaque collège
La loi impose que la représentation des candidats dans chaque collège respecte la proportion de femmes et d’hommes présente dans ce collège, en fonction des effectifs. Cette obligation vise à favoriser une égalité professionnelle dans les instances représentatives du personnel.
Les modalités d’organisation du scrutin
Le PAP précise les conditions pratiques de déroulement du scrutin. Il mentionne notamment la ou les dates des deux tours, les lieux de vote, les horaires, ainsi que le recours éventuel aux méthodes électroniques ou au suffrage par correspondance, sous réserve des dispositions prévues à cet effet.
Le nombre de titulaires et de suppléants
Le protocole doit indiquer le nombre de sièges de titulaires et de suppléants à pourvoir dans chaque collège. Ce nombre dépend des effectifs de l’entreprise et suit les barèmes fixés par le Code du travail.
Les conditions d’électorat et d’éligibilité
Le document fixe également les règles relatives à l’électorat et aux conditions pour se porter candidat. Ces critères sont encadrés par la législation, mais doivent être précisés dans le protocole pour éviter toute ambiguïté.
La prise en compte des collaborateurs en équipes isolées ou en horaires décalés
Des dispositions spécifiques doivent être prévues pour permettre aux employés travaillant en horaires atypiques, isolés ou à distance de participer effectivement au suffrage. Cela peut concerner les effectifs en équipes successives, les télétravailleurs ou ceux affectés à des sites éloignés.
Clauses facultatives
En complément des obligations légales, les parties peuvent convenir de mesures plus favorables ou adaptées aux réalités de l’entreprise. Ces clauses facultatives ne sont pas imposées, mais permettent d’améliorer le fonctionnement du scrutin et de renforcer la qualité du dialogue social.
L’élargissement des heures de délégation pour les suppléants
Il est possible de prévoir, dans le protocole, un volume d’heures de délégation supérieur pour les élus suppléants. Cela permet de favoriser leur implication et leur montée en compétence, en complément de l’action des titulaires.
Le renforcement de la communication autour du scrutin
Le protocole peut également intégrer des engagements relatifs à la communication autour des élections, comme l’affichage d’informations, l’envoi de courriels explicatifs, ou la mise en place d’un calendrier visible et accessible à toutes les équipes.
Déroulement de la négociation du protocole d’accord préélectoral CSE
Étapes préparatoires par l’employeur
Avant d’inviter les organisations syndicales à la table de concertation, l’employeur doit effectuer une série de démarches préalables visant à établir les bases techniques et juridiques de l’élection à venir.
Détermination du périmètre électoral
L’employeur doit, en premier lieu, identifier le périmètre des élections, c’est-à-dire déterminer si celles-ci auront lieu à l’échelle de l’entreprise dans son ensemble ou s’il convient d’organiser des scrutins séparés dans des établissements distincts. Ce périmètre est déterminé, en principe, par un accord collectif majoritaire distinct du PAP, conformément aux articles L.2313-2 et L.2232-12 du Code du travail.
Calcul des effectifs
Sur la base des effectifs constatés sur les douze derniers mois consécutifs, l’employeur doit procéder à une série de calculs pour déterminer :
- Le nombre d’électeurs appelés à voter ;
- Le nombre de sièges à pourvoir dans chaque collège ;
- Le volume d’heures de délégation accordées aux représentants du personnel.
Ce calcul constitue la base de la répartition du personnel et des sièges, éléments centraux du protocole.
Consultation des employeurs de salariés mis à disposition
Si l’entreprise utilise des employés mis à disposition par d’autres employeurs (ex. : intérim, sous-traitance), elle doit consulter ces derniers afin de recueillir le choix. En effet, ceux-ci ont la possibilité de voter soit dans leur entreprise d’origine, soit dans l’entreprise utilisatrice.
Anticipation des méthodes de vote
L’employeur doit également prévoir les procédures concrètes du scrutin, en envisageant notamment le recours électronique ou par correspondance. Cela implique parfois de solliciter des prestataires spécialisés pour obtenir des devis et garantir la sécurité et la conformité des opérations.
Information des salariés
Une fois ces éléments définis, l’employeur est tenu d’informer l’ensemble des équipes de la tenue prochaine des élections professionnelles. Cette information doit préciser les dates prévisionnelles des deux tours, les paramètres généraux de l’élection et la possibilité pour les syndicats de présenter des listes de candidats.
Invitation des syndicats à négocier
Enfin, l’employeur doit inviter formellement les organisations syndicales concernées à la signature du protocole d’accord préélectoral. Cette invitation peut être transmise par tout moyen (affichage, messagerie électronique…), mais pour des raisons de preuve, il est recommandé d’utiliser un courrier avec accusé de réception. Cette invitation conditionne la légalité de la procédure électorale et doit respecter les délais suffisants pour permettre aux syndicats de se préparer.
Documents à fournir aux syndicats
Afin de garantir une discussion transparente et équitable, l’employeur a l’obligation de mettre à disposition des organisations syndicales l’ensemble des documents permettant de vérifier les éléments du protocole.
Données relatives aux effectifs
L’employeur doit fournir les chiffres d’effectifs détaillés, sur lesquels repose la répartition du personnel et des sièges. Cela permet aux syndicats de vérifier les calculs et de s’assurer de leur conformité aux règles légales.
Périmètre des établissements concernés
Les syndicats doivent également être informés du périmètre des élections, c’est-à-dire si elles concernent l’ensemble de l’entreprise ou des établissements distincts, avec un détail sur la répartition des effectifs par entité.
Répartition par catégories socioprofessionnelles
Les organisations syndicales doivent avoir accès à la classification des salariés par catégorie (employés, techniciens, agents de maîtrise, cadres…) afin de pouvoir établir les collèges électoraux et en déduire le nombre de sièges à attribuer.
Données sur les collaborateurs d’entreprises extérieures
Enfin, les syndicats doivent être informés de la présence éventuelle de travailleurs d’entreprises extérieures (intérimaires, prestataires…), ainsi que du choix qu’ils ont exprimé quant à leur lieu de scrutin. Ces éléments influencent le calcul des effectifs et donc la représentativité.
Conséquence en cas de défaut de communication
Il est impératif de noter que le défaut de transmission de ces documents par l’employeur peut constituer une cause d’annulation des élections. La jurisprudence est claire sur ce point : par un arrêt du 13 mai 2009 (Cass. soc., n°08-60530), la Cour de cassation a confirmé que l’absence de communication des documents nécessaires aux syndicats porte atteinte à leurs droits et justifie l’invalidation du scrutin.
Validité et issues en cas de litige
Durée de validité du protocole d’accord préélectoral CSE
Le PAP a une validité strictement limitée à l’élection pour laquelle il a été conclu. Il ne s’applique que dans le cadre de l’instance qu’il contribue à mettre en place ou à renouveler. Ainsi, à chaque nouvelle échéance électorale, un nouveau protocole doit être négocié, même si les règles ou les effectifs de l’entreprise sont inchangés. Cette règle garantit que les conditions sont toujours adaptées à la situation réelle et actuelle de l’entreprise.
En cas d’échec de la négociation
Le PAP repose sur la volonté des parties d’aboutir à un consensus. Cependant, il arrive que cette concertation échoue, soit par absence d’accord, soit par refus de signature. Dans ce cas, plusieurs alternatives légales sont prévues.
Décision unilatérale de l’employeur
En l’absence d’accord entre les syndicats et l’employeur, ce dernier peut décider de fixer unilatéralement les conditions du protocole. Cette décision ne dispense pas de respecter les obligations légales minimales en matière d’organisation électorale, mais elle permet de ne pas bloquer le processus.
Saisine du tribunal judiciaire
Si les dispositions fixées unilatéralement par l’employeur sont contestées, l’une des parties peut saisir le tribunal judiciaire, seul compétent pour trancher les litiges relatifs à l’organisation des élections professionnelles. Le juge pourra alors valider, modifier ou annuler certaines dispositions du protocole.
Intervention de la DREETS
Dans le cas où l’accord échoue spécifiquement sur la répartition des sièges entre catégories ou sur la répartition du personnel entre les collèges électoraux, l’intervention de l’administration devient nécessaire. C’est alors la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS) qui est compétente pour fixer ces éléments, conformément aux articles L.2314-13 et R.2314-3 du Code du travail. Cette intervention garantit une répartition équitable en cas de désaccord persistant.
Absence d’invitation d’un syndicat représentatif
L’un des points les plus sensibles de la procédure concerne l’invitation à négocier adressée aux syndicats. Si un syndicat représentatif n’est pas convié à participer aux discussions, il subit une atteinte directe à ses droits de participation. Cette omission constitue une irrégularité majeure susceptible d’entraîner l’annulation des élections professionnelles.
La jurisprudence est claire sur ce point : dans un arrêt du 24 octobre 2012 (Cass. soc., n°11-60199), la Cour de cassation a jugé qu’un syndicat représentatif, non invité à négocier le PAP, est fondé à saisir le juge judiciaire pour obtenir l’annulation du processus électoral. Il est donc impératif pour l’employeur de respecter scrupuleusement les formalités d’invitation.
FAQ – Questions fréquentes sur le PAP du CSE
Qui doit initier la négociation du protocole d’accord préélectoral ?
C’est à l’employeur qu’il revient d’initier la procédure. Il doit inviter les syndicats habilités à négocier le protocole, par tout moyen permettant d’apporter la preuve de cette invitation (affichage, mail, courrier avec accusé de réception). Cette démarche est obligatoire et constitue le point de départ légal de l’organisation des élections professionnelles.
Que se passe-t-il si aucun accord n’est trouvé entre les syndicats et l’employeur ?
En cas d’échec, l’employeur peut fixer unilatéralement les modalités du scrutin, sous réserve de respecter les prescriptions légales. Toutefois, cette décision peut être contestée devant le tribunal judiciaire, qui pourra être saisi pour trancher le litige. Si le désaccord porte sur la répartition des collèges ou des sièges, c’est la DREETS qui interviendra pour fixer ces éléments de manière impartiale.
Le PAP est-il valable pour plusieurs élections successives ?
Non, le protocole est valable uniquement pour l’élection qu’il encadre. À chaque nouveau scrutin, y compris en cas de renouvellement du CSE, un nouveau protocole doit être négocié avec les partenaires sociaux. Il n’est pas reconductible automatiquement.
Un syndicat non invité peut-il faire annuler les élections ?
Oui. Si un syndicat représentatif n’a pas été invité à négocier le PAP, il peut saisir le juge judiciaire et obtenir l’annulation des élections. La Cour de cassation a rappelé ce principe dans un arrêt du 24 octobre 2012 (n°11-60199). Il est donc essentiel pour l’employeur de respecter l’ensemble des formalités liées à l’invitation.
Quels documents les syndicats peuvent-ils exiger lors des négociations ?
Les syndicats sont en droit de demander tous les documents nécessaires à une négociation éclairée : effectifs détaillés, répartition du personnel par établissement et par catégorie, données concernant les employés mis à disposition, et toute information utile à la répartition des sièges et des collèges. En cas de non-transmission, l’élection peut être annulée (Cass. soc., 13 mai 2009, n°08-60530).
Le vote électronique est-il obligatoire ?
Non, il n’est pas une obligation légale. Toutefois, il peut être mis en place à condition qu’il soit expressément prévu dans le protocole, et que les dispositions techniques garantissent la confidentialité et la fiabilité du scrutin. Il représente souvent une solution pratique pour les établissements multisites ou disposant de travailleurs à distance.
Le protocole d’accord préélectoral (PAP) constitue une pierre angulaire de la mise en place du Comité Social et Économique. Il structure et sécurise l’ensemble des opérations de scrutin, en garantissant une représentation équitable et conforme à la loi. Sa négociation rigoureuse, son contenu précis et la transparence des échanges entre l’employeur et les syndicats sont autant d’éléments essentiels pour instaurer un dialogue social serein, durable et constructif au sein de l’entreprise.
Qu’il s’agisse d’une première mise en place du CSE ou d’un renouvellement de mandat, chaque étape du PAP, de l’invitation à négocier à la proclamation des résultats, doit être anticipée avec méthode. L’oubli d’une formalité, la mauvaise communication d’un document ou l’exclusion d’un syndicat peuvent avoir des conséquences lourdes, jusqu’à l’annulation du scrutin.
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